Absencje pracowników – jak je rozumieć zarządzać i z nimi walczyć!
Absencja to obok fluktuacji jeden z ważniejszych wskaźników HR.
Każda nieobecność pracownika w pracy powoduje ryzyko, że nie dowieziesz zleceń, a wtedy musisz potencjalnie mierzyć się z karami umownymi, albo nawet całkowitym brakiem zapłaty.
Zeny tego uniknąć musisz zapewnieni zastępstwo, czyli np. poprosić innych pracowników o pracę nadliczbową, a czasem nawet koniecznością zatrudnienia i przeszkolenia nowego pracownika.
Tak czy inaczej są to koszty:
- na zapewnienie nie zastępstwa,
- związane z nieterminową realizacją zleceń.
Co można zrobić ?
Po pierwsze badaj wskaźnik absencji w przedsiębiorstwie!
Jeśli wiesz ile średnio wynosi wskaźnik absencji, to możesz zadziałać:
- Kalkulować terminy realizacji zleceń Twojego biznesu, tak, aby je „dowieźć ”. Jeśli założysz 100 % obecność pracowników, to ryzykujesz, że termin realizacji nie zostanie dochowany, bo jacyś pracownicy się np. rozchorują. Zakładając ubytek w mocach produkcyjnych np. 7 % jesteś w stanie realniej wyliczyć termin realizacji zlecenia,
- Podejmować działania aby minimalizować absencje – masz do dyspozycji wiele instrumentów,
- Realnie oceniać efektywność działania swojego biznesu.
Więc chcesz/musisz zabiegać, aby absencje były pod kontrolą, co wcale nie oznacza, że muszą być na poziomie zerowym.
O czym pamiętać, gdy analizujesz absencję chorobową?
Nie należy ani zakładać, ani dążyć do zerowej absencji chorobowej. Pewien jej poziom jest pożądany, ponieważ daje nam informację, że pracownicy nie obawiają się korzystania ze zwolnień lekarskich w sytuacji, gdy faktycznie są chorzy lub zaistnieje realna potrzeba nieobecności.
Ponadto chory pracownik nie tylko pracuje mniej wydajnie, co w sumie może spowodować, że wykona pracę nieefektywnie (wadliwie), co też nie jest wcale nie jest pożądane (np. z powodu wzrostu wskaźników reklamacji towarów).
Mało tego ryzykujesz zwiększonym odsetkiem wypadków przy pracy, że nie wspomnę o poczuciu pracowników, że są „zmuszani” do pracy.
Tak więc absencje chorobowe w pewnym zakresie są w sumie pożądane, pokazują, że organizacja jest „zdrowa” organizacyjnie.
Żeby móc określić, czy nasz poziom absencji jest zbyt wysoki lub zbyt niski, musimy mieć jakiś punkt odniesienia.
Wygodnym wskaźnikiem, dzięki któremu porównamy pracowników w organizacji jest wskaźnik Brandford, liczony następująco:
B= S * S * D
S to liczba zwolnień w okresie 52 tygodni (dla roku kalendarzowego) dla każdego pracownika, a D to liczba dni pracy opuszczonych w trakcie tego okresu.
Wskaźnik ten powstał w związku z założeniem, że krótkie i częste absencje chorobowe są bardziej niekorzystne dla organizacji, niż dłuższe i rzadsze nieobecności. Jego wartość optymalna powinna wynosić 0-22. Gdy przekracza on 44 jednostki, warto przyjrzeć się problemowi i rozpocząć aktywne działania zapobiegawcze.
Jeśli poszukujecie benchmarków, polecam zerknąć na oferty firm, które mogą dostarczyć raporty absencji pracowniczej porównujące przedsiębiorstwa z tego samego sektora, albo o tej samej wielkości.
Ogólny wskaźnik absencji chorobowej to nie wszystko, trzeba też pamiętać, że ogólnie liczone wskaźniki absencji będą pokazywać poziom nieobecności pracowników w pracy wynikający ze wszystkich nieobecności, także tych związanych z ciążą oraz urlopami macierzyńskimi, rodzicielskimi i wychowawczymi.
Jeśli nasza organizacja jako całość lub niektóre jej działy zatrudniają w większości kobiety – takie nieobecności mogą w istotny sposób wpływać na poziom absencji.
Popatrzmy na dane poniżej, które zaczerpnęłam z manaHR. (https://raportplacowy.pl/).
Po drugie działaj!
Jeśli widzisz jakie masz wskaźniki absencji, to możesz też ustalić z jakimi czynnikami się one wiążą np. wzrastają w okresie urlopowym!
Kiedy to wiesz możesz podejmować działania zapobiegawcze!
Np. zaplanuj wypłatę nagród za wysoki poziom obecności w okresie letnim!
Po trzecie eliminuj wypadki „ekstremalne”
Rzecz jasna nie uda Ci się wyeliminować wszystkich patologii jeśli chodzi o absencje !
Jeśli zidentyfikujesz takie przypadki (częstotliwe lub długotrwałe, powtarzające się przypadki nieobecności pracownika, które dezorganizują pracę Twojego przedsiębiorstwa), wówczas rozważ zakończenie pracy z takim pracownikiem.
Dlaczego piszę o tym na końcu ?
Bo to ostateczność !
Nie zapominam, że musiałeś zainwestować w tego pracownika:
- Zrekrutowałeś – czas i koszty,
- Wyszkoliłeś – czas i koszty.
A więc decyzja o zakończeniu współpracy musi być przemyślana !
Tak ja we współpracy z moimi klientami podejmuję decyzje o zarzadzaniu absencjami pracowników !
Autor: Monika Jurkiewicz, radca prawny.
Spodobało się? Udostępnij!
Jak możemy pomóc? biuro@kancelaria-jurkiewicz.pl