Menu
Wejście w życie tzw. dyrektywy o ochronie sygnalistów jest nieuniknione i nastąpi niebawem.
Przepisy wprowadzą nowe obowiązki, do których będą musieli dostosować się przede wszystkim pracodawcy.
Jeżeli jesteś pracodawcą, managerem HR, plant managerem, dyrektorem zarządzającym koniecznie zapoznaj się z nowymi obowiązkami – niespełnianie tych wymagań jest po pierwsze obłożone karami, ale też naraża Cię na poważne problemy związane z tym, że system zgłaszania nieprawidłowości przyniesie więcej szkody niż pożytku.
Przepisy ustawy o sygnalistach nakładają obowiązki ochrony sygnalistów i wdrożenia systemu ich ochrony (zgłaszania nieprawidłowości) zarówno na przedsiębiorców jak i na podmioty publiczne.
Każda firma/podmiot, który zatrudnia ponad 50 pracowników będzie musiała wprowadzić nowe regulacje. Liczbę osób zatrudnionych ustala się w przeliczeniu na pełne etaty. To oznacza, że w przypadku np. pracodawcy zatrudniającego 20 osób na umowę o pracę na pełnym etacie i dodatkowo 30 osób na połowie etatu, to taki pracodawca nie ma obowiązku wdrożyć ochrony sygnalistów.
Jeżeli jednak jesteś pracodawcą i zatrudniasz co najmniej 50 pracowników, to jak najszybciej rozpocznij pracę nad wdrożeniem systemu ochrony sygnalistów.
Najprawdopodobniej będziesz musiał je wprowadzić zasady dotyczące sygnalistów już od początku drugiego półrocza 2024 r.
Kluczowe w ustawie o ochronie sygnalistów jest zapewnienie skutecznej ochrony sygnalistom, czyli osobom, które działając w dobrej wierze i w interesie publicznym zgłaszają lub ujawniają informacje o naruszeniach prawa czy np. norm etycznych u danego pracodawcy.
I tu jest najważniejsza różnica pomiędzy „sygnalizowaniem” a „donoszeniem”, którą w ramach wdrożenia musisz bardzo dokładnie zakomunikować pracownikom. Nie jest to niemożliwe, jeśli przygotowana przez Ciebie dokumentacja i komunikacja do pracowników położy odpowiednio silny akcent na tę różnicę.
Wbrew pozorom jest ona bardzo duża, a sygnalistę np. będzie można zwolnić, jeśli tylko dokładnie opiszesz to w procedurach. Musisz bowiem pamiętać, że tzw. zakaz odwetu na sygnaliście, to zupełnie inna sprawa, niż prawo do zwolnienia pracownika.
Sygnalista zgłasza bowiem informacje o nielegalnych czy nieetycznych działaniach kierując się interesem swojego pracodawcy czy wręcz interesem publicznym. Donosiciel będzie natomiast „donosił” kierując się chęcią ochrony swoich interesów, czy nawet po prostu kierując się chęcią utrudniania działań pracodawcy, a naruszenia mogą nie mieć żadnych uzasadnień w rzeczywistości.
Działalność sygnalistów powinna zapewniać większe bezpieczeństwo firm, fabryk, zakładów przemysłowych i innych pracodawców pozwoli wcześnie wykryć nadużycia, nieprawidłowości, marnotrawstwa, czy po prostu wesprzeć procesy Lean Management jako procesy ciągłego doskonalenia działań firmy, a także im zaradzić (a dzięki temu oszczędzić, czas, pieniądze inne zasoby, jak materiały do produkcji).
Może to dotyczyć zarówno kwestii majątkowych (np. nierzetelne rozliczanie się przez pracowników, niesprawności w działaniu linii produkcyjnych, zabory mienia i inne) ale także mobbingu, dyskryminacji, konfliktów, czy innych okoliczności, które mają wpływ na działanie przedsiębiorstwa i jego wyniki.
To kim jest sygnalista określono w ustawie bardzo szeroko. Może nim być:
Ochronie podobnej do ochrony sygnalisty podlega także osoba pomagająca mu przy zgłoszeniu.
Żeby jednak instytucja sygnalisty działała tak jak należy, potrzeba wprowadzić szereg obowiązków i praw, które mają:
Projekt ustawy wskazuje trzy kanały zgłaszania naruszeń prawa:
Dla pracodawców najistotniejsze są oczywiście zgłoszenia wewnętrznym (na inne nie mają wpływu), ale też ustawa jest tak skonstruowana, aby zachęcać pracodawców do dokładnego badania zgłoszeń wewnętrznych, ponieważ pozwala to unikać „wypłynięcia problemu” na zewnątrz.
W tym tekście ograniczam się zatem wyłącznie do zgłoszeń wewnętrznych.
Podstawowym obowiązkiem pracodawcy jest przygotowanie i wdrożenie procedury zgłoszeń wewnętrznych.
Poza tym, koniecznie jest utworzenie kanałów zgłoszeń oraz prowadzenie rejestru zgłoszeń i prowadzenia tzw. działań następczych poprzez uruchomienie procedur wyjaśniających i dochodzeń wewnętrznych.
Procedura musi zostać skonsultowana z zakładową organizacją związkową lub (w przypadku jej braku) z przedstawicielami pracowników.
Ustawa przewiduje jedynie konsultacje, co oznacza, że nie trzeba uzyskiwać zgody organizacji związkowych / przedstawicieli pracowników. Stanowisko związków zawodowych czy innych przedstawicieli załogi jest w tym wypadku niewiążące.
Jednakże ustawa narzuca konieczność prowadzenia owych konsultacji w czasie nie krótszym niż 5 dni i nie dłuższym niż 10 od przedstawienia projektu procedury.
Następnie należy ogłosić procedurę, która wchodzi w życie po upływie 7 dni od daty jego ogłoszenia pracownikom.
Obowiązek stworzenia procedury zgłoszeń wewnętrznych spoczywa na pracodawcach zatrudniających minimum 50 pracowników.
UWAGA!
Wyjątkiem są pracodawcy wykonujący działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska, objętych zakresem stosowania aktów prawnych Unii Europejskiej wymienionych w części I.B i II załącznika do dyrektywy o sygnalistach.
Ci pracodawcy muszą przygotować i wdrożyć procedury zgłoszeń wewnętrznych, bez względu na liczbę etatów.
Ważne!
Poza samymi regulacjami dotyczącymi sposobu zgłoszenia naruszenia, procedura powinna też gwarantować bezstronność weryfikacji zgłoszeń, poprzez ustanowienie podmiotu wewnętrznego w strukturach pracodawcy lub niezależnego podmiotu zewnętrznego (np. kancelarii prawnej).
Podchodząc do tego praktycznie, jak do wdrożenia każdego nowego procesu w firmie pracodawca:
W ramach tej nowej procedury trzeba też zaplanować kanały zgłoszeń, a więc ustanowić techniczne środki umożliwiające złożenie zgłoszenia. Powinny mieć następujące cechy:
Sposób zgłoszenia powinny być opisane w procedurze. Zgłoszenie może nastąpić w każdej formie, np. ustnej lub pisemnej.
Pracodawca jest zobowiązany prowadzić również rejestr zgłoszeń wewnętrznych, w którym powinien gromadzić następujące dane:
Oferujemy Wam także pomoc w prowadzeniu tych rejestrów.
Kiedy wpłynie zgłoszenie, pracodawca musi przeprowadzić podstępowanie wyjaśniające lub dochodzenie wewnętrzne –aby ustalić, czy do naruszenia prawa albo norm tycznych faktycznie doszło.
Sposób prowadzenia tego postępowania także powinien być opisany w procedurze.
W kolejnym kroku pracodawca powinien zawiadomić sygnalistę o podjętych działaniach następczych postępowania i to w terminie nie dłuższym niż 3 miesiące od daty potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia.
Wszystkie te czynności może wykonać za Ciebie zespół stworzony od obsługi sygnalistów w naszej Kancelarii.
Głównym elementem nowych przepisów jest objęcie sygnalisty ochroną przed działaniami odwetowymi. Pracodawca ma zakaz podejmowania tzw. działań odwetowych.
Zakazem działań odwetowych są objęte takie działania polegające na:
Jak widzisz, zakres tych zakazów jest bardzo szeroki. Tym bardziej precyzja w formułowaniu zapisów procedury zgłoszeń wewnętrznych oraz zmianach w istniejących w Twoim przedsiębiorstwie jest tak bardzo ważny. Nasza Kancelaria może Cię wesprzeć w tworzeniu i zmianach w tych procedur.
Napisz do nas!
Zawsze w przypadku sygnalisty będziemy mieli obowiązek zapewnienia poufności danych osoby zgłaszającej.
Pracodawca ma więc podjąć działania by nikt niepowołany nie dowiedział się o zgłoszeniu a wszelkie dane związane ze sprawą pozostały niejawne.
Jeśli powierzysz prowadzenie takich spraw naszej kancelarii, to nasz zespół do obsługi sygnalistów rozpozna sprawę, zachowując w poufności wszystkie dane czy okoliczności mogące zdradzić tożsamość zgłaszającego. Podejmie za Ciebie działania następcze. Poda Ci rekomendacje do dalszego postępowania. Poprowadzi rejestr zgłoszeń. Sprawa będzie prowadzona tak, by Pracodawca mógł działać zgodnie z przepisami, ale bez wiedzy co do tożsamości zgłaszającego.
Zgodnie z ustawą zgłoszenia powinny dotyczyć naruszenia prawa Unii lub prawa krajowego odnoszącego się do:
Ważne!
Zakres ten może się jeszcze zmieniać. Np. aktualnie Senat usunął prawo pracy z zakresu zgłoszeń, czekamy na reakcję Sejmu w tej sprawie.
Uwaga, ustawa o ochronie sygnalistów zawiera także ważne wyłączenie. Przepisów nie stosuje się, jeżeli naruszenie prawa godzi wyłącznie w prawa zgłaszającego lub zgłoszenie naruszenia prawa następuje wyłącznie w indywidualnym interesie zgłaszającego.
Przykładowo oznacza to, że jeżeli ktoś uważa się np. za ofiarę mobbingu albo dyskryminacji w pracy, to sam nie będzie mógł tego zgłosić w trybie ustawy o ochronie sygnalistów – powinien wykorzystać klasyczną ścieżkę ochrony tj. zgłoszenie mobbingu w ramach procedury antymobbingowej.
Dlatego taż ważne jest, żeby dokładnie opisać procedury whistelblowingowe.
Projekt ustawy przewiduje karę grzywny, ograniczenia wolności albo do 3 lat pozbawienia wolności za:
Zgodnie z treścią projektu ustawy, takim samym karom, jak wymieniłem wyżej, podlega sygnalista, który dokonał zgłoszenia lub ujawnienia nieprawdziwych informacji. Jednakże chodzi tu jedynie o takie sytuacje, kiedy jesteśmy w stanie udowodnić wiedzę sygnalisty co do tego, że nie doszło do naruszenia prawa.
Artykuł to za mało?
Jeśli wciąż nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania lub potrzebujesz konsultacji – skorzystaj z naszej porady prawnej!
Autor: Monika Jurkiewicz, radca prawny.
Monika stosuje w pracy zasady lean managemantu i zarządzania projektami, ponieważ wie, że w dobie turbulentnego i mniej przewidywalnego otoczenia każda organizacja poszukuje rozwiązań zwiększających efektywność oraz ograniczających marnotrawstwo, aby osiągnąć przewagę konkurencyjną. Pisze Doktorat na Uczelni Łazarskiego, ale też została certyfikowanym Audytorem ISO Normy 9001:2015.
(+48) 56-622-09-77
biuro@kancelaria-jurkiewicz.pl
ul. Warszawska 4/5 87-100 Toruń
Jeśli chcecie być na bieżąco z najnowszymi artykułami na naszym blogu, serdecznie zapraszamy do zapisania się na nasz newsletter LOVE LABOUR LVOE.
Oferujemy tylko wartościowe treści – bez spamu.
Prowadź swoją firmę, my zajmiemy się resztą. Zbudujmy razem Twój biznes.