Audyt funkcji kadrowych i płacowych.

Audyt rozliczania czasu pracy i płac.

Audyt kadrowo – płacowy.

Audyt o jakim mowa w tym artykule jest często stosowanym narzędziem w pracy kancelarii dla naszych klientów.

Jesteśmy prawnikami oferującymi pomoc prawną dla biznesu, szczególnie obsługę prawną dla przedsiębiorstw przemysłowych, a specyfika działania przemysłu i branży produkcyjnej jest oczywiście taka, zawsze na pierwszym planie musi stać produkt, jego zaprojektowanie, wytworzenie, sprzedaż i obsługa posprzedażowa. To ogromna ilość zadań. W masie obowiązków jakie mają przedsiębiorcy działający w branży przemysłowej, często zdarza się, że pewne aspekty dotyczące kadr i płac umykają osobom odpowiedzialnym za biznes. Przyczyn takiego stanu rzeczy może być bardzo dużo. Braki kadrowe. Zbyt duża ilość zbyt często zmieniających się przepisów. Nadmiar obowiązków, który nie pozwala na bieżącą aktualizację wiedzy, a co za tym za aktualizacje także obowiązujących wewnątrz przedsiębiorstwa regulaminów i procedur.

Rozwiązania przyjęte kilka lat temu już dziś mogą okazać się zupełnie niewystarczające, a wręcz nieprawidłowe. Zwyczajowo utrwalone rozwiązania, na przykład w zakresie stosowania systemów czasu pracy, okresów rozliczeniowych i sposobów rekompensaty pracy w godzinach nadliczbowych, mogą generować dodatkowe niepotrzebne koszty. Ale zmiana ich wymaga przede wszystkim rzetelnego ustalenia co jest nieprawidłowe, co jest nadmiernie kosztowne (chociaż nie musi takie być) i jakie mamy alternatywy dla stwierdzonych nieprawidłowości.

Zatem jeśli:

1.       Jesteś przed kontrolą PIP lub ZUS?

2.       A może już po i musisz wprowadzić zmiany w dokumentacji i chcesz mieć pewność, że robisz to dobrze?

3.       Być może odszedł pracownik odpowiedzialny za kadry i płace i „wypadły trupy z szafy” w zakresie zgodności z przepisami prawa pracy?

4.       A może przegrałeś sprawę w sądzie z pracownikiem i Sąd wytknął Ci błędy w dokumentach?

5.       Możesz potrzebować audytu (i w sumie powinieneś) poprzedzającego wdrożenie usługi outsourcingu kadr i outsourcingu płac, a także np. digitalizacji dokumentacji pracowniczej (wyobraź sobie, że skończyłeś proces digitalizacji, a potem wychodzą błędy w dokumentach – lepiej tego uniknąć).

6.       Albo może chcesz spać spokojnie i nie ryzykować, że któryś z twoich pracowników pozwie cię do sądu z powodu np. nieprawidłowych rozliczeń, niewłaściwego ustalenia dla niego czasu pracy.

Wtedy właśnie zazwyczaj potrzebujesz takiego audytu.

Powodów, dla których możesz potrzebować takiego audytu może być oczywiście więcej np. wdrożenia ISO, czy TISAX.

Audyt kadrowo płacowy może zostać przeprowadzony jednorazowo lub cyklicznie, w ustalonych wcześniej przedziałach czasowych, np. raz do roku, ale także ad hoc.

Poniżej przekażę Ci, jak będzie on wyglądał, jakie dokumenty skontrolujemy dla Twojego przedsiębiorstwa oraz jakie otrzymasz od nas wyniki co przełoży się na wymierne korzyści dla organizacji.

Na czym polega audyt kadrowy?

Audyt kadrowo-płacowy to proces, który pozwala skontrolować w danym momencie, ale też monitorować (jeśli jest cykliczny) oceniać i poprawiać swoje procedury i dokumentację związaną z zarządzaniem kadrami oraz wynagrodzeniami.

Wynik audytu pokaże Ci:

1)      Co jest dobrze i rób tak dalej,

2)      Co jest do zmiany, ale nie wymaga natychmiastowej reakcji,

3)      Co jest krytycznie źle i trzeba się tym zająć od razu.

Zalecenia audytu pokażą Ci:

1)      Jak powinieneś dokonać zmian, wskazując dokładnie dokumenty i regulacje, które wymagają zmiany,

2)      W jakim czasie powinien dokonać zmian, tak aby sama zamiana nie stała się problemem,

3)      Jak powinien postępować w przyszłości, aby unikać problemów.

Audyt kadrowy to analiza wszystkich procesów i dokumentacji związanych z zarządzaniem zasobami ludzkimi.

Przede wszystkim koncentruje się na zgodności z przepisami prawa pracy, przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych oraz innymi regulacjami dotyczącymi zatrudnienia, takimi jak ochrona sygnalistów, relacje ze związkami zawodowymi, regulacjami dotyczącymi zatrudniania kadry managerskiej.

Celem audytu kadrowego jest więc ocena czy przedsiębiorca przestrzega obowiązujących przepisów oraz wewnętrznych procedur dotyczących pracowników. Od rozpoczęcia procesu rekrutacji do zakończenia współpracy.

Co badamy podczas audytu?

Podczas audytu kadrowego analizujemy się m.in. prawidłowość prowadzenia akt osobowych i pozostałej dokumentacji pracowniczej.

Sprawdzamy również umowy o pracę, ich treść oraz sposób realizacji.

Ponadto audyt kadrowy obejmuje również analizę ewidencji czasu pracy.

Sprawdzamy sposób zlecania oraz rozliczania nadgodzin, urlopów wypoczynkowych i okolicznościowych.

Audyt kadrowy obejmuje również kwestie związane z przestrzeganiem zasad bezpieczeństwa i higieny pracy (BHP).

W ramach audytu sprawdzamy prawidłowość (i aktualność):

·       Regulaminu Pracy.

·       Regulaminu Wynagradzania, w tym prawidłowości naliczeń składników wynagrodzeń.

·       Regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.

·       Akt osobowych pracowników.

·       Pozostałej dokumentacji pracowniczej w tym dokumentacji RODO.

·       Mapy procesów firmy.

·       Schematu organizacyjnego w kontekście obiegu dokumentacji.

·       Umów cywilnoprawnych wraz z zasadami RODO.

·       Dokumentacji wypadków przy pracy.

·       Ewidencji czasu pracy

·       Zasad planowania oraz rozliczania czasu pracy.

·       Dokumentacji ochrony danych osobowych dla kadr i HR.

·       Procedur kadrowo płacowych (badanie obiegu oraz zakresów obowiązków).

·       Składników wynagrodzeń pod kątem prawidłowości ich naliczania i optymalizacji.

·       Zasad tworzenia norm pracy.

·       Efektywność pracy na stanowiskach pracy.

·       Procedur szkoleniowych.

·       Zasad podnoszenia kwalifikacji (umowy szkoleniowe „lojalki”).

·       Poziomu oraz przyczyn rotacji pracowników.

·       Poziomu oraz przyczyn absencji pracowników.

Z perspektywy pracodawcy, audyt kadrowy jest więc nie tylko sposobem na minimalizację ryzyka prawnego, ale też pozwala identyfikować obszarów, które można usprawnić w celu zwiększenia efektywności zarządzania kadrami.

Najczęstsze błędy wykrywane podczas audytu kadrowo-płacowego

Podczas przeprowadzania audytu kadrowo-płacowego, audytorzy często napotykają powtarzające się błędy, które mogą prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych i finansowych.

Jednym z najczęściej popełnianych uchybień jest:

·       Nieprawidłowe ustalanie systemów czasu pracy dla pracowników,

·       Złe rozliczanie „nadgodzin”,

·       Nieaktualne zapisy Regulaminów Pracy,

·       Źle skonstruowane zapisy o premiach i innych świadczeniach dla pracowników,

·       Braki w dokumentacji RODO,

·       Nieprawidłowe zawieranie umów cywilnoprawnych

·       Nieprawidłowe prowadzenie akt osobowych pracowników oraz pozostałej dokumentacji pracowniczej.

·       Braki w zakresie Regulacji wewnątrz zakładowych (np. regulaminy pracy zdalnej, polityka antymobbingowa, czy obecnie procedura ochrony sygnalistów).

Wiele firm nieprawidłowo prowadzi akta osobowe i dokumentację pracowniczą:

·       Składa w nich dokumenty, jakich nie powinno tam być (np. kopie dowodów osobistych),

·       Nie rozdziela prawidłowo akt osobowych od dokumentacji pracowniczej.

·       Łączy akta osobowe z dokumentami dotyczącymi np. zatrudnienia na podstawie umów cywilnoprawnych.

·       Zdarza się również, że akta są prowadzone w sposób niechroniący prywatności pracowników, co może naruszać przepisy RODO.

Kolejnym problemem często spotykanym podczas audytu jest brak poprawnej ewidencji czasu pracy, szczególnie w przypadku nadgodzin i pracy w godzinach nocnych.

Wszystkie te błędy, mogą mieć krytyczne konsekwencje dla firmy. Dlatego regularny audyt kadrowo-płacowy jest kluczowym narzędziem do monitorowania zgodności z przepisami i poprawy efektywności organizacyjnej.

Reasumując potrzebujesz audytu kadrowej, jeśli:

1.       Wiesz, że Audyt kadrowo-płacowy to kluczowy element zarządzania zasobami ludzkimi i wynagrodzeniami w każdej firmie.

2.       Przeprowadzanie regularnych audytów pozwala na zapewnienie zgodności z przepisami prawa, a także na optymalizację procesów wewnętrznych.

3.       Audyt kadrowy jest narzędziem, które pomaga uniknąć ryzyka prawnego i finansowego, a jednocześnie oferuje możliwość poprawy efektywności zarządzania personelem i wynagrodzeniami.

Co zawiera dokument audytu?

Jakie są cele dokumentacji audytu?

Celem dokumentu audytowego jest uzyskanie przeglądu stanu spełnienia wymagań w zakresie kadr, płac i HR firmy, aby upewnić się, że są one zgodne z prawem i przepisami. Dokumentacja audytowa to forma dokumentacji, która pokazuje procedury stosowane w procesie audytu przez audytora.

Dokumenty audytowe są zazwyczaj używane do wykazania, że pewne standardy zostały zachowane i są spełniane. Obejmuje to potwierdzenie, że:

Rola dokumentacji audytu może być ważna w wielu przypadkach, ponieważ pełni wiele różnych ról i przynosi wiele korzyści. Poniżej wymieniono kilka najczęstszych korzyści:

·       Stan obecny i realizację zadań przez pracowników w badanym zakresie. Dokumentacja audytu przedstawia: istniejące i wdrożone procedury.

·       Kontrola jakości: Dokumentacja audytu zapewnia spójne stosowanie procedur w firmie oraz wykonywanie prac zgodnie ze standardami i wytycznymi.

·       Przegląd i nadzór: Dokumentacja umożliwia stronom przekazywanie opinii, wskazówek i nadzoru w celu zapewnienia, że audyt przebiegł zgodnie z założeniami.

·       Dokumentacja audytu obejmuje także zapisy planowania i wykonania audytu – co stanowi mapę drogową do wprowadzenia koniecznych zmian.

·       Dokumentacja audytu stanowi punkt wyjścia do kolejnych badań i potencjalnych zmian (ustalony stan rzeczy na dany moment) zrealizowanych wykonanych procedur, w tym rozumieniu dokumentacja audytu jest dokumentem roboczym, bo pokazuje postępy w realizacji zadań.

Rzecz jasna audytorzy mają etyczny i prawny obowiązek utrzymywania poufności informacji klienta.

Realizując audyt stosujemy rozwiązania prawne i organizacyjne, które pozwalają zachować poufność informacji klienta i rozważyć przyjęcie procedur, które mogą ograniczyć nieautoryzowany dostęp do dokumentu audytu.

Mogą one obejmować takie środki, jak zalecenia dotyczące cyberbezpieczeństwa i podobne dokumenty i procedury.

Otrzymujesz więc od nas dokument, który będzie dla Ciebie cennym narzędziem oceny:

1)      Spełnienia wymagań prawnych,

2)      Efektywności działań kadrowo – płacowych,

3)      Zapewnienia bezpieczeństwa Twojego biznesu.

Nasi klienci cenią Audyt kadrowy za to, ze w jednym dokumencie otrzymują podsumowanie wszystkich aktywności związanych z zatrudnianiem pracowników.

Zapraszamy Cię do grona ludzi, którzy dzięki współpracy z zaufanymi prawnikami przedsiębiorstw mają komfort i bezpieczeństwo w swoim biznesie.

Możesz się z nami skontaktować tutaj.[MJ1] 

Zapraszamy.

Monika Jurkiewicz radca prawny

Autor: Monika Jurkiewicz, radca prawny.