Menu
Ogromna liczba przedsiębiorstw w Polsce, po 24 czerwca 2024 r. musi wdrożyć system ochrony sygnalistów. Jako prawnicy związani z przemysłem i obsługą prawną firm, już odbieramy zapytania dotyczące takich wdrożeń. Czasu jeszcze trochę jest, ale każdy prawnik dla HR, czy zajmujący się obsługą prawną przedsiębiorstw wie, że zaczynać trzeba już teraz.
Zebraliśmy dla Was najczęściej pojawiające się pytania.
Jak stanowią nowo uchwalone przepisy obowiązek wprowadzenia nowych przepisów ustawy o sygnalistach tj. między innymi ustanowienia wewnętrznych kanałów dokonywania zgłoszeń stosuje się do podmiotów prawnych w sektorze prywatnym i publicznym.
W przypadku sektora prywatnego obowiązek dotyczy wdrożenia ochrony sygnalistów przez podmiotów prawne w sektorze prywatnym, które zatrudniają co najmniej 50 pracowników” według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku.
Do liczby 50 osób wykonujących pracę zarobkową na rzecz podmiotu prawnego wlicza się pracowników w przeliczeniu na pełne etaty lub osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób, niezależnie od podstawy zatrudnienia.
Tak więc jako prawnicy dla HR – radzimy dokonajcie tych wyliczeń już teraz. Nie będziecie zaskoczeni.
Próg, o którym mowa wyżej nie ma zastosowania do podmiotów prawnych wykonujących działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska, objętych zakresem stosowania aktów prawnych Unii Europejskiej wymienionych w części I.B i II załącznika do dyrektywy 2019/1937. Te podmioty muszą wdrożyć ochronę sygnalistów niezależnie od stanu zatrudnienia.
W przypadku podmiotów prawnych będących jednostkami samorządu terytorialnego obowiązki podmiotu prawnego dotyczące wdrożenia ochrony sygnalistów wykonują jednostki organizacyjne jednostek samorządu terytorialnego, z wyłączeniem art. 28 ust. 5 ustawy o ochronie sygnalistów tj. wspólnej obsługi administracyjnej, finansowej i organizacyjnej. Przepisów tych nie stosujemy do jednostek organizacyjnych gminy lub powiatu liczących mniej niż 10 000 mieszkańców.
To oczywiście nie wyłączy możliwości przyjęcia wewnętrznej procedury przyjmowania zgłoszeń przez podmioty prawne, na które ustawa nie nakłada takiego obowiązku, na zasadzie dobrowolności. Taki podmiot prawny będzie mógł ustalić wewnętrzną procedurę przyjmowania zgłoszeń na zasadach określonych w ustawie, ale dobrowolnie.
Status sygnalisty będzie pochodną dokonania zgłoszenia wewnętrznego lub zgłoszenia zewnętrznego bądź ujawnienia publicznego na zasadach określonych w ustawie o ochronie sygnalistów. Konieczne będzie zachowanie wymaganego trybu, tj. w szczególności dokonanie zgłoszenia z wykorzystaniem przewidzianych w tym zakresie kanałów zgłoszeń bądź zachowanie zasad ujawnienia publicznego. W każdym przypadku wymagane będzie dopełnienie przesłanek związanych z rzetelnością postępowania sygnalisty oraz wiarygodnością zgłaszanych lub ujawnianych przez niego informacji, w szczególności wymogu, że zgłaszający powinien mieć uzasadnione podstawy, aby sądzić, że będąca przedmiotem zgłoszenia informacja o naruszeniu jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia. W przypadku zgłoszenia zewnętrznego lub wewnętrznego bezpośrednim uprawnieniem sygnalisty, wynikającym z samego dokonania zgłoszenia, będzie możliwość monitorowania toku sprawy, tj. uzyskania informacji zwrotnych dotyczących działań następczych, umożliwiających ocenę czy zgłoszenie spotkało się z właściwą reakcją. W przypadku zarówno zgłoszenia zewnętrznego lub wewnętrznego, jak i ujawnienia publicznego będą przysługiwać ponadto wynikające z ustawy środki ochrony.
Ogromnym zadaniem w tym wypadku będzie dla przedsiębiorstw, działów jakości czy działów HR, ale też prawników zajmujących się obsługą firm, będzie ustalenie takiej procedury i innych regulacji w ramach systemu ochrony sygnalistów, aby komunikacja dotycząca zgłoszeń nie prowadzała do nadużyć z obu stron.
Warto też zapamiętać, że osoba zgłaszająca informację bezpośrednio do prasy bez ujawniania swojej tożsamości nie korzysta ze statusu sygnalisty, z uwagi na brak spełnienia przesłanek wskazanych w projekcie ustawy.
W takiej sytuacji osoba informująca prasę będzie podlegać ochronie wyłącznie na podstawie prawa prasowego. Takie rozwiązanie ma na celu zapewnienie nieograniczania wolności prasy, która jest zagwarantowana w art. 14 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej, – rolą prasy jest bowiem informowanie m.in. o naruszeniach prawa.
Sygnalista podlega ochronie od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.
Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań.
Działania odwetowe, polegające w szczególności na:
Za działania odwetowe z powodu dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego uważa się także próbę lub groźbę zastosowania działań wymienionych wyżej.
Sygnalista będzie też chroniony przez to, że będzie korzystał z prawa do poufności jego danych, a także ochrony danych osobowych. Przyznano mu także dodatkowe ułatwienia w zakresie dowodzenia, że był ofiarą działań odwetowych:
Sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski” przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego, lub prawo do zadośćuczynienia.
Zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, ale pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą. W przypadku wszczęcia takiego postępowania prawnego, sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania.
Ochrona sygnalisty polega też na tym, że postanowienia umów o pracę oraz innych aktów, na podstawie których powstaje stosunek pracy lub które kształtują prawa i obowiązki stron stosunku pracy, w zakresie, w jakim bezpośrednio lub pośrednio wyłączają lub ograniczają prawo do dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub przewidują stosowanie środków odwetowych, są nieważne.
Postanowienia umów oraz innych aktów, na podstawie których jest świadczona praca lub usługi, są dostarczane towary lub jest dokonywana sprzedaż, w zakresie, w jakim bezpośrednio lub pośrednio wyłączają lub ograniczają prawo do dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub przewidują stosowanie środków odwetowych, są nieważne.
Analogicznej do sygnalisty ochronie będą podlegać osoby pomagające w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej z sygnalistą, a także osoby prawne lub inne jednostki organizacyjnej pomagające sygnaliście lub z nim powiązanej, w szczególności stanowiącej własność sygnalisty lub go zatrudniającej.
Jak widzicie kwestia ochrony sygnalistów to nie tylko procedura zgłoszeń wewnętrznych. Kluczowe w tym wypadku jest wybranie partnera do wdrożenia systemu ochrony sygnalistów, który na etapie wdrożenia zapewni przyjęcie rozwiązań zgodnych z ustawą, ale takich, które już od początku eliminują wątpliwości co do zakresu obowiązków tak sygnalisty, jak i podmiotu, u którego dokonywane jest zgłoszenie. Warto wybrać sprawdzony podmiot działający w obszarze HR i obsługi prawnej firm. Zapoznaj się z naszą ofertą.
Sygnaliście, wobec którego po rozpatrzeniu zgłoszenia zostanie wykazane, że nie spełniał on, dokonując zgłoszenia, przesłanek określonych przepisach ustawy tj. np. zostanie stwierdzony brak uzasadnionych podstaw do dokonania zgłoszenia, to takiemu sygnaliście nie będzie przysługiwać mu ochrona opisana wyżej. Dotyczy to też oczywiście takich przypadków, kiedy sygnalista zgłasza nieprawidłowości nieistniejące i o tym wie.
Taki sygnalista może ponieść wszelkie konsekwencje tego, że dokonuje nieprawdziwego zgłoszenia. Mogą to być konsekwencje służbowe, ale także nie można wykluczyć konsekwencji karnych.
Ponadto osoba, która poniosła szkodę z powodu świadomego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji przez sygnalistę, ma prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych od sygnalisty, który dokonał takiego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego.
Nie, sygnalista nie musi mieć żadnych uprawnień, aby dokonać zgłoszenia nie trzeba mieć żadnych dodatkowych uprawnień, ale trzeba pamiętać, że dokonanie zgłoszenia musi spełniać określone warunki:
Sygnalista nie jest obowiązany wykazać, tj. udowodnić lub przekazać wyczerpujących informacji potwierdzających, że naruszenie rzeczywiście miało miejsce. Zgłoszona przez niego informacja powinna natomiast opierać się o przesłanki („uzasadnione podstawy”) dostatecznie, w obiektywnym rozumieniu, uzasadniające przekonanie o wystąpieniu naruszenia.
Z przepisu wynika pośrednio, że sygnalista nie musi także posiadać dostatecznej wiedzy, a tym bardziej obowiązku wykazania, że dane zdarzenie wyczerpuje znamiona przestępstwa lub innego naruszenie prawa, a zatem, często nie mając odpowiedniego przygotowania prawniczego lub innego przygotowania merytorycznego, samodzielnie dokonywać tego rodzaju kwalifikacji. Zasadnicze znaczenie będzie miało uzasadnione i weryfikowalne – przez odniesienie do obiektywnych przesłanek (okoliczności danej sprawy) – przekonanie ujawniającego o prawdziwości informacji objętej zgłoszeniem i wpisywania się tej informacji w zakres ustawy.
Nie, nie musi. Sygnalizowanie nieprawidłowości nie jest czymś w rodzaju etatu, czy stałej funkcji. Bycie sygnalistą związane jest tylko z momentem, kiedy dana osoba zauważy i zgłosi nieprawidłowości, których tematyka pokrywa się z zakresem ustawy tj. problemami dotyczącymi:
Bycie sygnalistą nie wiąże się z żadnymi gratyfikacjami finansowymi.
Jak widzisz pytania są różne i poruszają wiele aspektów wdrożenia, nawet tych najdrobniejszych, ale które mogą zdecydować o bezpieczeństwie wdrożenia.
Jeśli więc chcesz wprowadzić dobre procedury sygnalizacyjne takie które, przyniosą twojemu przedsiębiorstwu korzyści, wynikające z eliminacji nieprawidłowości, zwiększenia zaufania pracowników do kadry menedżerskiej, zwiększenia efektywności pracy i procesów zachodzących w twoim biznesie, to jako kancelaria specjalizująca się w obsłudze prawnej firm, szczególnie firm działających w przemyśle, spółek produkcyjnych, w tym także międzynarodowych, możemy Ci zaoferować usługi na najwyższym poziomie.
Posiadamy nie tylko wiedzę i doświadczenie prawne, ale także certyfikaty audytorów wewnętrznych norm ISO, które pozwalają nam umiejętnie i precyzyjnie prowadzić postępowania wyjaśniające w ramach procedury sygnalizacyjnej.
Jeśli potrzebujesz takiej procedury, albo całego wdrożenia systemu ochrony sygnalistów, to nasza kancelaria będzie bezpiecznym i efektywnym wyborem.
Możesz się z nami skontaktować tutaj.
Zapraszam do kontaktu.
Monika Jurkiewicz radca prawny
Autor: Monika Jurkiewicz, radca prawny.
Monika stosuje w pracy zasady lean managemantu i zarządzania projektami, ponieważ wie, że w dobie turbulentnego i mniej przewidywalnego otoczenia każda organizacja poszukuje rozwiązań zwiększających efektywność oraz ograniczających marnotrawstwo, aby osiągnąć przewagę konkurencyjną. Pisze Doktorat na Uczelni Łazarskiego, ale też została certyfikowanym Audytorem ISO Normy 9001:2015.
(+48) 56-622-09-77
biuro@kancelaria-jurkiewicz.pl
ul. Warszawska 4/5 87-100 Toruń
Jeśli chcecie być na bieżąco z najnowszymi artykułami na naszym blogu, serdecznie zapraszamy do zapisania się na nasz newsletter LOVE LABOUR LVOE.
Oferujemy tylko wartościowe treści – bez spamu.
Prowadź swoją firmę, my zajmiemy się resztą. Zbudujmy razem Twój biznes.