Wejście w życie tzw. dyrektywy o ochronie sygnalistów jest nieuniknione i nastąpi niebawem.
Przepisy wprowadzą nowe obowiązki, do których będą musieli dostosować się przede wszystkim pracodawcy.
Jeżeli jesteś pracodawcą, managerem HR, plant managerem, dyrektorem zarządzającym koniecznie zapoznaj się z nowymi obowiązkami – niespełnianie tych wymagań jest po pierwsze obłożone karami, ale też naraża Cię na poważne problemy związane z tym, że system zgłaszania nieprawidłowości przyniesie więcej szkody niż pożytku.
Kto musi wdrożyć ustawę o ochronie sygnalistów?
Przepisy ustawy o sygnalistach nakładają obowiązki ochrony sygnalistów i wdrożenia systemu ich ochrony (zgłaszania nieprawidłowości) zarówno na przedsiębiorców jak i na podmioty publiczne.
Każda firma/podmiot, który zatrudnia ponad 50 pracowników będzie musiała wprowadzić nowe regulacje. Liczbę osób zatrudnionych ustala się w przeliczeniu na pełne etaty. To oznacza, że w przypadku np. pracodawcy zatrudniającego 20 osób na umowę o pracę na pełnym etacie i dodatkowo 30 osób na połowie etatu, to taki pracodawca nie ma obowiązku wdrożyć ochrony sygnalistów.
Jeżeli jednak jesteś pracodawcą i zatrudniasz co najmniej 50 pracowników, to jak najszybciej rozpocznij pracę nad wdrożeniem systemu ochrony sygnalistów.
Najprawdopodobniej będziesz musiał je wprowadzić zasady dotyczące sygnalistów już od początku drugiego półrocza 2024 r.
Kim jest sygnalista?
Kluczowe w ustawie o ochronie sygnalistów jest zapewnienie skutecznej ochrony sygnalistom, czyli osobom, które działając w dobrej wierze i w interesie publicznym zgłaszają lub ujawniają informacje o naruszeniach prawa czy np. norm etycznych u danego pracodawcy.
I tu jest najważniejsza różnica pomiędzy „sygnalizowaniem” a „donoszeniem”, którą w ramach wdrożenia musisz bardzo dokładnie zakomunikować pracownikom. Nie jest to niemożliwe, jeśli przygotowana przez Ciebie dokumentacja i komunikacja do pracowników położy odpowiednio silny akcent na tę różnicę.
Wbrew pozorom jest ona bardzo duża, a sygnalistę np. będzie można zwolnić, jeśli tylko dokładnie opiszesz to w procedurach. Musisz bowiem pamiętać, że tzw. zakaz odwetu na sygnaliście, to zupełnie inna sprawa, niż prawo do zwolnienia pracownika.
Sygnalista zgłasza bowiem informacje o nielegalnych czy nieetycznych działaniach kierując się interesem swojego pracodawcy czy wręcz interesem publicznym. Donosiciel będzie natomiast „donosił” kierując się chęcią ochrony swoich interesów, czy nawet po prostu kierując się chęcią utrudniania działań pracodawcy, a naruszenia mogą nie mieć żadnych uzasadnień w rzeczywistości.
Działalność sygnalistów powinna zapewniać większe bezpieczeństwo firm, fabryk, zakładów przemysłowych i innych pracodawców pozwoli wcześnie wykryć nadużycia, nieprawidłowości, marnotrawstwa, czy po prostu wesprzeć procesy Lean Management jako procesy ciągłego doskonalenia działań firmy, a także im zaradzić (a dzięki temu oszczędzić, czas, pieniądze inne zasoby, jak materiały do produkcji).
Może to dotyczyć zarówno kwestii majątkowych (np. nierzetelne rozliczanie się przez pracowników, niesprawności w działaniu linii produkcyjnych, zabory mienia i inne) ale także mobbingu, dyskryminacji, konfliktów, czy innych okoliczności, które mają wpływ na działanie przedsiębiorstwa i jego wyniki.
To kim jest sygnalista określono w ustawie bardzo szeroko. Może nim być:
- pracownik bądź były pracownik,
- kandydat aplikujący o pracę, który uzyskał informację o naruszeniu prawa w procesie rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy,
- osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej (zleceniobiorca),
- przedsiębiorca,
- akcjonariusz lub wspólnik,
- członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej,
- osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,
- stażysta,
- wolontariusz
Ochronie podobnej do ochrony sygnalisty podlega także osoba pomagająca mu przy zgłoszeniu.
![ochrona sygnalistów](https://kancelaria-jurkiewicz.pl/wp-content/uploads/2023/07/Projekt-bez-nazwy-97.jpg)
Wymagane procedury i kroki do wdrożenia ochrony sygnalistów
Żeby jednak instytucja sygnalisty działała tak jak należy, potrzeba wprowadzić szereg obowiązków i praw, które mają:
- opisać rolę sygnalisty w przedsiębiorstwie,
- wprowadzić odpowiedzenie zmiany do istniejących procedur, w szczególności tych dotyczących produkcji, jakości i HR,
- zapewnić m.in. anonimowośći zakaz odwetu dla sygnalisty za jego działanie,
- zapewnić, że zgłaszane okoliczności są prawdziwe i ważne dla pracodawcy. Nie można przecież dopuścić do sytuacji, w której każdy będzie zgłaszał co mu się jedynie wydaje zasadne.
Jak wdrożyć przepisy o ochronie sygnalistów? Obowiązki pracodawców
Projekt ustawy wskazuje trzy kanały zgłaszania naruszeń prawa:
- zgłoszenie wewnętrznew ramach pracodawcy,
- zgłoszenia zewnętrznekierowane do organu publicznego lub organu centralnego (wg projektu będzie nim Rzecznik Praw Obywatelskich),
- ujawnienie publicznedokonywane za pośrednictwem mediów tradycyjnych czy społecznościowych.
Dla pracodawców najistotniejsze są oczywiście zgłoszenia wewnętrznym (na inne nie mają wpływu), ale też ustawa jest tak skonstruowana, aby zachęcać pracodawców do dokładnego badania zgłoszeń wewnętrznych, ponieważ pozwala to unikać „wypłynięcia problemu” na zewnątrz.
W tym tekście ograniczam się zatem wyłącznie do zgłoszeń wewnętrznych.
Podstawowym obowiązkiem pracodawcy jest przygotowanie i wdrożenie procedury zgłoszeń wewnętrznych.
Poza tym, koniecznie jest utworzenie kanałów zgłoszeń oraz prowadzenie rejestru zgłoszeń i prowadzenia tzw. działań następczych poprzez uruchomienie procedur wyjaśniających i dochodzeń wewnętrznych.
Procedura musi zostać skonsultowana z zakładową organizacją związkową lub (w przypadku jej braku) z przedstawicielami pracowników.
Ustawa przewiduje jedynie konsultacje, co oznacza, że nie trzeba uzyskiwać zgody organizacji związkowych / przedstawicieli pracowników. Stanowisko związków zawodowych czy innych przedstawicieli załogi jest w tym wypadku niewiążące.
Jednakże ustawa narzuca konieczność prowadzenia owych konsultacji w czasie nie krótszym niż 5 dni i nie dłuższym niż 10 od przedstawienia projektu procedury.
Następnie należy ogłosić procedurę, która wchodzi w życie po upływie 7 dni od daty jego ogłoszenia pracownikom.
Obowiązek stworzenia procedury zgłoszeń wewnętrznych spoczywa na pracodawcach zatrudniających minimum 50 pracowników.
UWAGA!
Wyjątkiem są pracodawcy wykonujący działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska, objętych zakresem stosowania aktów prawnych Unii Europejskiej wymienionych w części I.B i II załącznika do dyrektywy o sygnalistach.
Ci pracodawcy muszą przygotować i wdrożyć procedury zgłoszeń wewnętrznych, bez względu na liczbę etatów.
Ważne!
Poza samymi regulacjami dotyczącymi sposobu zgłoszenia naruszenia, procedura powinna też gwarantować bezstronność weryfikacji zgłoszeń, poprzez ustanowienie podmiotu wewnętrznego w strukturach pracodawcy lub niezależnego podmiotu zewnętrznego (np. kancelarii prawnej).
![Ochrona sygnalistów procedura](https://kancelaria-jurkiewicz.pl/wp-content/uploads/2023/07/Projekt-bez-nazwy-96.jpg)
Działanie ustawy o ochronie sygnalistów w praktyce
Podchodząc do tego praktycznie, jak do wdrożenia każdego nowego procesu w firmie pracodawca:
- Po pierwsze musi zaplanować komunikację wdrożenia i zaplanować zmiany w istniejących procedurach,
- po drugie musi przyjąć procedurę zgłoszeń naruszania prawa – procedura zgłoszeń wewnętrznych. Powinna ona regulować całą ścieżkę od zgłoszenia aż do rozstrzygnięcia sprawy, a więc wszystkie niżej opisane tematy.
W ramach tej nowej procedury trzeba też zaplanować kanały zgłoszeń, a więc ustanowić techniczne środki umożliwiające złożenie zgłoszenia. Powinny mieć następujące cechy:
- umożliwiać łatwy dostęp do nich,
- być proste i czytelne,
- pozwalać na przekazanie wszystkich potrzebnych do rozpatrzenia zgłoszenia informacji,
- muszą pozwalać na podgląd aktualnego statusu zgłoszenia.
- Zapewniać poufność zgłaszającemu.
- Dawać możliwość poufnej komunikacji ze zgłaszającym,
- Dawać możliwość podejmowania przez pracodawcę tzw. działań następczych.
Sposób zgłoszenia powinny być opisane w procedurze. Zgłoszenie może nastąpić w każdej formie, np. ustnej lub pisemnej.
Rejestracja zgłoszeń
Pracodawca jest zobowiązany prowadzić również rejestr zgłoszeń wewnętrznych, w którym powinien gromadzić następujące dane:
- numer sprawy,
- przedmiot naruszenia,
- dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób,
- adres do kontaktu sygnalisty,
- datę dokonania zgłoszenia wewnętrznego,
- informację o podjętych działaniach następczych,
- datę zakończenia sprawy.
Oferujemy Wam także pomoc w prowadzeniu tych rejestrów.
Kiedy wpłynie zgłoszenie, pracodawca musi przeprowadzić podstępowanie wyjaśniające lub dochodzenie wewnętrzne –aby ustalić, czy do naruszenia prawa albo norm tycznych faktycznie doszło.
Sposób prowadzenia tego postępowania także powinien być opisany w procedurze.
W kolejnym kroku pracodawca powinien zawiadomić sygnalistę o podjętych działaniach następczych postępowania i to w terminie nie dłuższym niż 3 miesiące od daty potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia.
Wszystkie te czynności może wykonać za Ciebie zespół stworzony od obsługi sygnalistów w naszej Kancelarii.
Ochrona sygnalistów
Głównym elementem nowych przepisów jest objęcie sygnalisty ochroną przed działaniami odwetowymi. Pracodawca ma zakaz podejmowania tzw. działań odwetowych.
Zakazem działań odwetowych są objęte takie działania polegające na:
- odmowie nawiązania stosunku pracy;
- wypowiedzeniu lub rozwiązaniu bez wypowiedzenia stosunku pracy;
- niezawarciu umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, niezawarciu kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarciu umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w przypadku, gdy sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;
- obniżeniu wysokości wynagrodzenia za pracę;
- wstrzymaniu awansu albo pominięciu przy awansowaniu;
- pominięciu przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżeniu wysokości tych świadczeń;
- przeniesieniu na niższe stanowisko pracy;
- zawieszeniu w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;
- przekazaniu innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków sygnalisty;
- niekorzystnej zmianie miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;
- negatywnej ocenie wyników pracy lub negatywnej opinii o pracy;
- nałożeniu lub zastosowaniu środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze;
- przymusie, zastraszaniu lub wykluczeniu;
- mobbingu;
- dyskryminacji;
- niekorzystnym lub niesprawiedliwym traktowaniu;
- wstrzymaniu udziału lub pominięciu przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;
- nieuzasadnionym skierowaniu na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne, chyba że przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badania;
- działaniu zmierzającym do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub w danej branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;
- spowodowaniu straty finansowej, w tym gospodarczej lub utraty dochodu;
- wyrządzeniu innej szkody niematerialnej, w tym naruszeniu dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia sygnalisty.
Jak widzisz, zakres tych zakazów jest bardzo szeroki. Tym bardziej precyzja w formułowaniu zapisów procedury zgłoszeń wewnętrznych oraz zmianach w istniejących w Twoim przedsiębiorstwie jest tak bardzo ważny. Nasza Kancelaria może Cię wesprzeć w tworzeniu i zmianach w tych procedur.
Napisz do nas!
Poufność danych sygnalisty.
Zawsze w przypadku sygnalisty będziemy mieli obowiązek zapewnienia poufności danych osoby zgłaszającej.
Pracodawca ma więc podjąć działania by nikt niepowołany nie dowiedział się o zgłoszeniu a wszelkie dane związane ze sprawą pozostały niejawne.
Jeśli powierzysz prowadzenie takich spraw naszej kancelarii, to nasz zespół do obsługi sygnalistów rozpozna sprawę, zachowując w poufności wszystkie dane czy okoliczności mogące zdradzić tożsamość zgłaszającego. Podejmie za Ciebie działania następcze. Poda Ci rekomendacje do dalszego postępowania. Poprowadzi rejestr zgłoszeń. Sprawa będzie prowadzona tak, by Pracodawca mógł działać zgodnie z przepisami, ale bez wiedzy co do tożsamości zgłaszającego.
Jakie naruszenia podlegają zgłoszeniu?
Zgodnie z ustawą zgłoszenia powinny dotyczyć naruszenia prawa Unii lub prawa krajowego odnoszącego się do:
- wolności i praw człowieka i obywatela;
- korupcji;
- handlu ludźmi;
- zamówień publicznych;
- usług, produktów i rynków finansowych;
- zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu;
- bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
- bezpieczeństwa transportu;
- ochrony środowiska;
- ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
- bezpieczeństwa żywności i pasz;
- zdrowia i dobrostanu zwierząt;
- zdrowia publicznego;
- ochrony konsumentów;
- ochrony prywatności i danych osobowych;
- bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
- interesów finansowych Skarbu Państwa oraz jednostek samorządu terytorialnego, a także Unii Europejskiej;
- rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych.
Ważne!
Zakres ten może się jeszcze zmieniać. Np. aktualnie Senat usunął prawo pracy z zakresu zgłoszeń, czekamy na reakcję Sejmu w tej sprawie.
Uwaga, ustawa o ochronie sygnalistów zawiera także ważne wyłączenie. Przepisów nie stosuje się, jeżeli naruszenie prawa godzi wyłącznie w prawa zgłaszającego lub zgłoszenie naruszenia prawa następuje wyłącznie w indywidualnym interesie zgłaszającego.
Przykładowo oznacza to, że jeżeli ktoś uważa się np. za ofiarę mobbingu albo dyskryminacji w pracy, to sam nie będzie mógł tego zgłosić w trybie ustawy o ochronie sygnalistów – powinien wykorzystać klasyczną ścieżkę ochrony tj. zgłoszenie mobbingu w ramach procedury antymobbingowej.
Dlatego taż ważne jest, żeby dokładnie opisać procedury whistelblowingowe.
Kary za brak wdrożenia przepisów o ochronie sygnalistów
Projekt ustawy przewiduje karę grzywny, ograniczenia wolności albo do 3 lat pozbawienia wolności za:
- utrudnianie dokonywania zgłoszenia,
- dokonywanie działań odwetowych wobec sygnalisty,
- naruszenie poufności tożsamości sygnalisty,
- brak ustanowienia procedury zgłoszeń wewnętrznych.
Wprowadza się także sankcje karne dla nieuczciwego sygnalisty.
Zgodnie z treścią projektu ustawy, takim samym karom, jak wymieniłem wyżej, podlega sygnalista, który dokonał zgłoszenia lub ujawnienia nieprawdziwych informacji. Jednakże chodzi tu jedynie o takie sytuacje, kiedy jesteśmy w stanie udowodnić wiedzę sygnalisty co do tego, że nie doszło do naruszenia prawa.
Artykuł to za mało?
Jeśli wciąż nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania lub potrzebujesz konsultacji – skorzystaj z naszej porady prawnej!
Autor: Monika Jurkiewicz, radca prawny.