Wewnętrzne postępowania wyjaśniające w zakresie mobbingu, dyskryminacji, molestowania, molestowania seksualnego i innych naruszeń etycznych a także ochrony sygnalistów.

ANALIZA ZGŁOSZENIA

Ten artykuł przeprowadzi cię krok po kroku po tym, jak prowadzić postępowania wyjaśniające w sprawach mobbingu, dyskryminacji, molestowania, molestowania seksualnego i innych naruszeń etycznych a także ochrony sygnalistów.

Dobrze przeprowadzone postępowanie wyjaśniające to klucz do bezpieczeństwa.

• Gwarantuje, że osoby zainteresowane mają poczucie, że ich sprawa jest dobrze rozpoznana i interesy zabezpieczone,
• Przedsiębiorca zobowiązany do ich przeprowadzenia, więc co się stało,
• Dlaczego się to wydarzyło,
• Jak może przeciwdziałać nieprawidłowościom,
• Nie ponosi odpowiedzialności za zarzuty, które są nieprawdziwe, nierzetelne, składne w zlej wierze,
• Eliminuje patologie w biznesie.
• Daje jasny sygnał, że faktyczne nieprawidłowości eliminuje rzetelnie, ale to co obiektywnie nie ma miejsca – jest identyfikowane i wyciągane są odpowiednie wnioski.

Pierwsza kwestia jaką musisz ocenić, kiedy wpłynie do ciebie zgłoszenie problemu takiego jak mobbing, dyskryminacja, molestowanie, molestowanie seksualne czy inne nieetyczne zachowanie jak np. konflikt interesów, a nawet zgłoszeni w zakresie ochrony sygnalistów, to musisz dokonać analizy, czego konkretnie dotyczy zgłoszenie, czy dane i informacje zawarte w tym zgłoszeniu są wystarczająco precyzyjne abyś mógł rozpocząć postępowanie.

Musisz też przede wszystkim ocenić w ramach jakiej procedury, będziesz rozpatrywał dane zgłoszenie. To ważne, ponieważ np. procedury sygnalizacyjne, czyli dotyczące ochrony sygnalistów, są w dużej części uregulowane ustawowo. W przypadku procedur antymobbingowych wszelkie kwestie proceduralne powinny być uregulowane procedurą wewnętrzną.

W praktyce zauważam, że od czasu, kiedy rozpoczęła obowiązywanie ustawa o ochronie sygnalistów i zostały wdrożone przepisy dotyczące postępowań wyjaśniających związanych z ochroną sygnalistów, osoby uprawnione do dokonywania zgłoszeń, często problemy związane z Mobbingiem dyskryminacją molestowaniem czy innymi postępowaniami nieetycznymi zgłaszają w ramach procedur sygnalizacyjnych. I dzieje się to nawet pomimo tego, że w procedurach sygnalizacyjnych pracodawca nie zdecydował się na tzw. dobrowolne objęcie problemów mobbingu czy dyskryminacji procedurami sygnalizacyjnymi.

Takie zachowania zgłaszających należy eliminować na wszystkich możliwych polach. Konieczna jest do tego precyzyjna informacja jakie problemy należy zgłaszać w ramach jakiej procedury. Z praktyki widzę, tez, że ważne jest, aby rozstrzygnąć, czy anonimowe zgłoszenie mobbingu czy innych omawianych ty nieprawidłowości będzie przyjmowane.

PLAN POSTĘPOWANIA

Kiedy już ustalisz w ramach jakiej procedury będziesz prowadził postępowanie wyjaśniające, możesz przystąpić do planowania tego postępowania.

Oczywiście w pierwszej kolejności musisz skupić się na tym czy dowody załączone do zgłoszenia są wystarczające. Z reguły tak nie jest.

Musisz zatem ocenić i zaplanować, jak zgromadzisz potrzebny ci do wyjaśnienia danej sprawy materiał.

W ramach postępowanie będziesz bowiem (w właściwe powołany przez ciebie zespół) wykonywał następujące czynności dotyczące:

• Analizy dokumentów,
• Analizy regulacji wewnętrznych,
• Przyjmowania zeznań świadków,
• Dokonania konfrontacji, gdy zeznania świadków będą niespójne,
• Zadawał pytania, wszystkim osobom i pracownikom firmy, na które nie uzyskałeś odpowiedzi w oparciu o analizę powyższych dowodów,
• będziesz korzystał z usług specjalistów zewnętrznych w przypadku konieczności zasięgnięcia specjalistycznej wiedzy.

Na etapie planowania postępowania trzeba zatem ustalić sposób pozyskiwania informacji i zasady jego analizy. Warto w takich wypadkach stosować np. listy sprawdzające zawierające taki zestaw pytań, który po uzyskaniu odpowiedzi na nie pozwoli ocenić jakie działania jeszcze wymaga podjęcia. Możesz opracować wzory np. zawiadomienia o mobbingu, aby ułatwić pracę sobie i zespołowi, który będzie prowadził postępowanie wyjaśniające.

Zawiadomienie o mobbingu wzór

KADRY TO PODSTAWA

Następnym etapem jest zebranie odpowiedniego zespołu, który będzie odpowiedzialny za przeprowadzenie postępowania. Zasadniczo skład zespołu, który będzie prowadził postępowanie wyjaśniające powinno być ustalone w procedurze antymobbingowej, czy też w innej procedurze które jest która reguluje postępowanie. Jednak, jeśli procedura zakłada, pewną dowolność w wyborze członków zespołu wyjaśniającego, to musisz pamiętać, że powinien on składać się z osób z odpowiednimi kompetencjami, takich jak np.:

1. Prawników, specjalistów ds. audytu wewnętrznego:
2. Zewnętrzni eksperci: W przypadku bardziej skomplikowanych spraw taka, współpraca z może kazać się konieczna.

Możesz korzystać z wiedzy menadżerów z działu, którego dotyczy postępowanie. Będą oni mieć wiedzę praktyczną o wewnętrznych Zasadach funkcjonowania działu oraz zdarzeniach jakie potencjalnie miały miejsce w kontekście postępowania. Jednak w tym wypadku musisz zachować daleko idącą ostrożność, ponieważ jeżeli procedura zgłoszenia dotyczy zdarzeń, które miały miejsce w danym dziale, to istnieje prawdopodobieństwo, że kierownik takiego działu mógł mieć związek z rzucanymi działaniami.

Aby stworzyć warunki do prawidłowego rozpoznania sprawy potrzebny jest odpowiednio dobrane grono osób prowadzących postępowanie. Muszą to być osoby mające kompetencje (być może nawet także odpowiednie przeszkolenie i doświadczenie w prowadzeniu postępowań wyjaśniających). To jakie osoby będą prowadzić postępowanie pozwoli na przeanalizowanie sprawy, w najbardziej efektywny sposób.

Bez względu na to czy przedsiębiorca posiada spisane zasady, procedury antymobbingowej, czy antydyskryminacyjne, należy stworzyć szczegółowy plan postępowania, który powinien obejmować:

1. Zakres badania i oceny: tu oceniamy przede wszystkim w jakim kierunku będziesz prowadził postępowanie wyjaśniające. Określasz, także w związku z tym, które procedury i osoby zostaną objęte postępowaniem wyjaśniającym.
2. Metody działania: tu ustalamy, jakie informacje i dowody są wymagane, aby rozstrzygnąć sprawę, a także jaką formę ma mieć raport końcowy i kto ma być jego adresatem.
3. Harmonogram: Opracowanie przynajmniej wstępnego planu działania z określeniem terminów na zbieranie dowodów, przeprowadzanie rozmów i analizę wyników.
4. Decyzje: tu trzeba określić, jakie decyzje mogą być potencjalnie podjęte w ramach postępowania wyjaśniającego i jakie będą skutki w zależności od tego jaka decyzja zapadnie. Mogą być to skutki dyscyplinarne w stosunku do osoby, której postawiono zarzuty, mogą być to skutki finansowe nie tylko dla naruszyciela, ale także dla organizacji, mogą być to skutki związane z rozwiązaniem umowy o pracę osoby, której stawiano zarzuty a które się potwierdziły. Mogą być to też skutki polegające na tym, że dojdziecie do przekonania, że należy zawiadomić organy ścigania, albo inne organy kontrolne.

Dowody zebrane w ramach postępowania powinny być odpowiednio zabezpieczone. Zwłaszcza w przypadku materiałów pochodzących z urządzeń elektronicznych, z uwagi na łatwość ich modyfikacji. Tego rodzaju dane powinny być zabezpieczone z wykorzystaniem specjalistycznych metod i w sposób zapewniający ich integralność. Zabezpieczając dowody elektroniczne chcemy zapobiec ich utracie lub modyfikacji, która mogłoby podważyć wiarygodność dowodu.

DOKUMENTOWANIE POSTĘPOWANIA.

Każdy element postępowania powinien być dokładnie dokumentowany. Każdy element postępowania taki jak przeprowadzanie rozmów, analiza dowodów, decyzje i wnioski muszą być rejestrowane w sposób szczegółowy i profesjonalny, by zapewnić przejrzystość oraz w razie potrzeby móc odwołać się do materiałów dowodowych.

Zatem to o co pyta „komisja antymobbingowa”, to jakie są jej ustalenia, to jakie są okoliczności związane ze zgłoszonymi nieprawidłowościami jest kluczowym zadaniem. To od tych ustaleń i sposobu działania będzie zależało bezpieczeństwo przedsiębiorcy w dalszych krokach.

Przestrzegam przed pochopnym uznawaniem, że „nie ma problemu”. Przed unikaniem rozstrzygania trudnych kwestii. Jeśli dziś dobrze ocenimy problem, jutro nie będzie już on dla nas tak bardzo dotkliwy.

POUFNOŚĆ I OCHRONA DANYCH OOBOWYCH

Zapewnienie poufności postępowania, zarówno w odniesieniu do osób, które są zaangażowane w proces, jak i do informacji, które mogą ujawniać szczegóły sprawy jest absolutnie kluczowe.

Nie chodzi tutaj tylko o ochronę osoby dokonującej zgłoszenia jako ofiara mobbingu molestowania czy dyskryminacji, ale też ochronę dobra przedsiębiorcy (w tym także tajemnic przedsiębiorcy), który, w razie, gdyby okazało się, że zarzuty się nie potwierdzają, nie może pozwolić sobie na to, aby fakt takiego postępowania i ewentualne poufne szczegóły trafiały do osób nieuprawnionych.  

Każda osoba uczestnicząca w postępowaniu musi zobowiązać się do zachowania poufności podpisując stosowne oświadczenia, a osoby prowadzące czynności powinny dodatkowo zostać wyposażone w upoważnienia od kierownictwa spółki.

Poufność nie dotyczy tylko osób. Należy szczególnie zadbać o bezpieczeństwo i poufność dokumentacji. Często w ramach takich postępowań osoby prowadzące postępowanie wyjaśniające nierzadko osoby z zewnątrz, mają dostęp i gromadzą tajemnice przedsiębiorstw. Tak więc mamy tutaj przynajmniej 2 powody, dla których powinniśmy bardzo dużą rolę przypisać kwestią bezpieczeństwa i poufności. X po pierwsze ze względu na ochronę osób, które są potencjalnie ofiarami mobbingu dyskryminacji czy innych nieetycznych postępowań xi zapewnienia im bezpieczeństwa w ramach postępowania prowadzonego postępowania. Ale też drugi powód nie mniej ważny, którym jest zabezpieczenie interesu przedsiębiorcy. Poufność służy tutaj temu, aby nie potwierdzone informacje nie trafiały do osób nieupoważnionych nie stawały się tematem plotek i zbędnych komentarzy. Konieczna jest też ochrona wszelkich informacji, które mogą stanowić tajemnicę przedsiębiorstw. 

OBIEKTYWIZM I BEZSTRONNOŚĆ POSTĘPOWANIA

Postępowanie wyjaśniające musi być przeprowadzone w sposób obiektywny, bez uprzedzeń i założeń z góry. Postępowanie musi być prowadzone w taki sposób, aby nikt nie odczuwał zbędnego dyskomfortu. Ale też musi być prowadzone w taki sposób, żeby doprowadzić do ustalenia rzeczywistości. Przede wszystkim, działania podejmowane w trakcie postępowania wyjaśniającego mają na celu ustalenie faktów. Musi po prostu być uczciwie.

Nie można tracić z pola widzenia tego, że postępowanie wyjaśniające jest swojego rodzaju zarządzaniem kryzysowym.

BŁĘDY PODCZAS POSTĘPOWANIA, KTÓRYCH MOŻNA UNIKNĄĆ.

Z praktyki mojej i kancelarii, także w ramach stałej obsługi prawnej przedsiębiorstw, ale również w ramach projektów indywidualnych, jako prawników prowadzących postępowania wyjaśniające, tak w zakresie postępowań antymobbingowych, czy innych naruszeń etycznych, wynika, że są błędy które powtarzają się dość często w ramach postępowań wyjaśniających prowadzonych wewnętrznie przez przedsiębiorców. Błędy te czasem są bardzo poważne i mogą zniweczyć całe postępowanie wyjaśniające, albo istotnie zaburzyć wyniki postępowania wyjaśniającego.  

Jako kancelaria prowadząca postępowanie wyjaśniające najczęściej spotykamy z:

• Braki w dokumentacji: brak lub niedokładne dokumentowanie działań i dowodów może prowadzić do utraty ważnych informacji, które mogą okazać się kluczowe dla rozstrzygnięcia sprawy.
• Zły dobór osób prowadzących postępowanie wyjaśniające, w szczególności w kwestii wymogu obiektywizmu. Niestety często zdarza się, że do prowadzenia postępowań wyjaśniających angażowane są osoby, np. Działu HR, do których pierwotnych zadań było przeciwdziałanie niekorzystnym i nieprawidłowym zjawiskom. Trzeba w takim razie mieć świadomość tego, że osoby te będą miały pewien problem z zidentyfikowaniem niepożądanego zjawiska, ponieważ mogą myśleć, że będzie to przyczynek do stawiania im dalszych zarzutów.
• Naruszenie zasad bezpieczeństwa i poufności osób uczestniczących w postępowaniu wyjaśniającym: Wszelkie nieautoryzowane ujawnienie informacji o postępowaniu może prowadzić do eskalacji problemu i potencjalnych roszczeń prawnych.
• Naruszenie i udostępnianie osobom nieuprawnionym informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa.
• Zbyt szybkie, przedwczesne zakończenie postępowania.

SKUTKI POSTĘPOWANIA WYJAŚNIAJĄCEGO.

Po zakończeniu postępowania, na podstawie zgromadzonych dowodów i wyników analizy, należy podjąć odpowiednie kroki w celu eliminacji niepożądanych zdarzeń. Powinny być one następujące.

1. Rekomendacje dla kierownictwa: Na podstawie wyników postępowania, zarząd lub inne powołane do tego osoby u pracodawcy powinny podjąć decyzje dotyczące odpowiedzialności osób lub działów oraz potencjalnych działań naprawczych.
2. Działania korygujące: W zależności od stwierdzonego problemu może się okazać, że konieczne będzie:

• Dokonanie zmian w procedurach, politykach czy innych uregulowaniach wewnętrznych,
• Wdrożenie całego ciągu działań związanych z wyciągnięciem konsekwencji wobec osób (pracowników lub organów spółki),
• Wdrożenie działań kryzysowych,
• Przeprowadzenia kampanii informacyjnych,
• Przeprowadzenie szkoleń.

3. Konsekwencje dla osób, które dopuściły się niepożądanych zachowań.
4. Zgłoszenie sprawy do organów ścigania: W przypadku poważnych naruszeń prawa, które są przestępstwami, konieczne może być zgłoszenie sprawy odpowiednim służbom.

Podstawowym obowiązkiem osób prowadzących postepowanie jest sformułowanie obiektywnych ustaleń w oparciu o rzetelne dowody zgromadzone w aktach postępowania i jasnych rekomendacji dotyczących tego jak wyeliminować nieprawidłowości.

Aby osiągnąć założony cel, jakim jest wyjaśnienie zarzutów postawionych w zgłoszeniu, z najwyższą starannością należy:

1. Zadbać o przejrzystość prowadzonego postępowania wyjaśniającego,
2. Na bieżąco informować zainteresowane osoby co się dzieje w postępowaniu, cisza i unikanie komunikacji jest najczęstszym i największym błędem,
3. Prowadzić postepowanie rzetelnie, z wiedzą, ale bez zbędnego rozszerzania zakresu badań (bardzo łatwo utknąć w zbędnych szczegółach – to też nie służy celowi postepowania),
4. Prowadzić postepowanie szybko, ale nie „po łebkach”,
5. Wnioski formułować jasno i rzetelnie.

Trzeba pamiętać, że celem takich postępowań jest pomoc spółce w kryzysowej albo potencjalnie kryzysowej sytuacji. Chodzi o ustalenie, czy doszło do naruszenia prawa, wewnętrznych polityk lub procedur obowiązujących w firmie, określenie jaki jest charakter tego naruszenia i jakiego rodzaju ryzyka może ono generować dla spółki, a także określenie zakresu potencjalnej odpowiedzialności osób za ewentualne nieprawidłowości.

To nie jest proste zadanie, ale dobrze przeprowadzone postępowanie wyjaśniające jest kluczowym elementem budowania zaufania pomiędzy przedsiębiorcą a jego pracownikami.

Artykuł to za mało?

Jeśli wciąż nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania lub potrzebujesz konsultacji – skorzystaj z naszej porady prawnej lub usługi przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego!

Monika Jurkiewicz radca prawny