Elektroniczna komunikacja z pracownikami – jak i kiedy wykorzystać podpis elektroniczny?

Z tego artykułu dowiesz się:

Jakie formy „elektronicznej” komunikacji mogą być stosowane w relacjach z pracownikami,
Jak wykorzystać podpis elektroniczny w dokumentacji pracowniczej,
Do jakich dokumentów konieczny jest podpis kwalifikowany,
Jak powinna wyglądać procedura wdrożenia elektronicznej komunikacji z pracownikami.
Jakie dokumenty muszą być podpisane podpisem elektronicznym kwalifikowanym a jakie nie.

Podpis elektroniczny w komunikacji z pracownikami

Planując zakres możliwości wykorzystania podpisu elektronicznego w komunikacji z pracownikami/kandydatami do pracy trzeba zwrócić uwagę na kilka kwestii istotnych dla tego zagadnienia.

Wymiana dokumentów, między pracodawcą i pracownikiem oczywiście może odbywać się na kilka sposobów, tj.: na piśmie, w formie pisemnej lub elektronicznej oraz w postaci papierowej lub elektronicznej.
Trzeba jednak pamiętać, że przyjęcie rozwiązań wykorzystujących elektroniczne formy komunikacji (w tym najdalej idące dotyczące np. zawierania umów o pracę), wymagają po pierwsze rozróżnienia jaka forma „elektronicznego” działania w kontakcie z pracownikiem będzie wymagana. Inne bowiem wymagania będziemy stawiać umowie o prace, a inne np. wydaniu zaświadczenia o zarobkach (tu podpis kwalifikowany nie jest wymagany, ale wymagania np., banku mogą dotyczyć konieczności zaopatrzenia takiego zaświadczenia w pieczęć osoby je podpisującej ze strony pracodawcy.
Rozróżnić zatem trzeba nie tylko wymogi dotyczące zachowania odpowiedniej „formy” czynności prawnej (np. dokumentowej, pisemnej, elektronicznej) od wymogu zachowania właściwej „postaci” dokumentu (papierowej lub elektronicznej). „Forma” dotyczy sposobu dokonania czynności prawnej, podczas gdy „postać” odnosi się do produktu, który został wytworzony w wyniku tej czynności (np. umowa o pracę, która została spisana na papierze przybrała formę pisemną, a powstały w ten sposób dokument jest w postaci papierowej, którą można zmienić na elektroniczną na zasadach wskazanych w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej – Dz. U. poz. 2369). Jest to kwestia istotna nie tylko w kontekście skuteczności dokonanych czynności prawnych (gdy forma dokonania czynności prawnej będzie prawidłowa), ale też z punktu widzenia prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Tam bowiem gdzie dokumentacja jest nadal papierowa samo to, że czynność zostanie dokonana w formie elektronicznej nie zmienia faktu, że będzie musiała dla celów prowadzenia dokumentacji pracowniczej ostatecznie i tak przybrać postać papierową.
Dla zachowania formy elektronicznej konieczne jest złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Kwalifikowany podpis elektroniczny (e-podpis), który jest konieczny przy formie elektronicznej, to bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu w rozumieniu ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. z 2013 r. poz. 262 z późn. zm.). Tak go definiuje art. 131 ustawy z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (Dz. U. z 2019 r. poz. 162 ze zm.), (dalej ustawy o usługach zaufania), która zastąpiła ww. ustawę z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym. Pozostaje to w zgodzie z definicją z art. 3 pkt 12 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym… (Dz. Urz. UE L 257/73 z 28.8.2014), dalej rozporządzenia o identyfikacji elektronicznej.
Możliwe jest przy tym złożenie podpisu kwalifikowanego przez pracodawcę, a zwykłego podpisu przez pracownika. Jak wskazano w Systemie prawa pracy (red. K. Baran, H. Goździewicz, System prawa pracy. Indywidualne prawo pracy. Część ogólna. WKP 2017), nie ma przeszkód, aby jedna ze stron umowy skorzystała z formy elektronicznej, a druga z formy pisemnej (np. pracownik).
Takie rozumienie e-podpisu z powodu braku odrębnych unormowań stosuje się również w sferze prawa pracy. Ma on moc własnoręcznego podpisu i wywołuje skutki prawne, jeśli został złożony w okresie ważności certyfikatu (motyw 49 preambuły i art. 25 ust. 2 rozporządzenia o identyfikacji elektronicznej oraz art. 18 ust. 1 ustawy o usługach zaufania).
Dla danej czynności prawnej może zostać zastrzeżona także np. forma dokumentowa. Zgodnie z art. 77(2) K.c., dla jej zachowania nie jest wymagane złożenie podpisu, zatem jest ona mniej sformalizowana niż pisemna. Jej walor będzie miała każda informacja, zapisana na dowolnym nośniku, pod warunkiem, że możliwe będzie ustalenie jej autora. Może to zatem być wiadomość sms, wiadomość e-mail, a nawet obraz czy dźwięk. Wszędzie tam, gdzie nie ma wymogu zachowania pisemności, a zatem brak jest konieczności złożenia osobistego podpisu albo kwalifikowanego podpisu elektronicznego (te podpisy są sobie równoważne), czynność z zakresu prawa pracy może zostać dokonana w formie dokumentowej np. za pomocą sms-a, czy wiadomości e-mail.

Wprowadzanie elektronicznych form komunikacji z pracownikami

Reasumując, wprowadzanie elektronicznych form komunikacji i dokonywania czynności prawnych z pracownikami wymagać będzie:

Rozstrzygnięcia jaka forma czynności winna być przyjęta dla danej czynności prawnej lub czynności technicznej (te nie będą wymagały podpisu kwalifikowanego, ale mogą mieć inne specyficzne wymagania.
Ustalanie jak będzie przebiegła proces „składania podpisu” z obu stron. Możliwe są bowiem scenariusze, kiedy, pracownik także będzie podpisywał np. umowę o pracę z wykorzystaniem podpisu elektronicznego, a zatem taka wymiana będzie się odbywać potencjanie poprzez e-mail (co wymaga przygotowania nie tylko informatycznego, ale też zgodności z RODO, ponieważ pracodawca będzie potencjalnie wykorzystywał prywatne adresy e-mail pracowników czy kandydatów do pracy i to jest relewantne z punktu RODO ze względu na treść przepisów prawa pracy – Art. 22(1) KP);
Jeśli podpisywanie będzie przebiegać tak, że popis elektroniczny złoży pracodawca, a pracownik podpisze własnoręcznie, to trzeba pamiętać, że taka forma, i tak będzie wymagała wydruku.
W obu bowiem powyższych wypadkach (pkt 3 i 4) ponieważ pracodawca prowadzi dokumentację pracowniczą, tym także akta osobowe w postaci papierowej, to umowa taka zawsze na potrzeby dokumentacji pracowniczej wymagać będzie właśnie postaci papierowej (przynajmniej do czasu digitalizacji dokumentacji pracowniczej).

Wprowadzanie elektronicznych form komunikacji z pracownikami - kwestie proceduralne

Pełnomocnictwa dla osób mających potencjalnie składać podpisy w imieniu pracodawcy (podpisy muszą być indywidualne dla każdej osoby),
Ustalenia jak ma przebiegać proces wymiany podpisów oraz ewentualnego przesyłania dokumentu do miejsca jego przechowywania (dokumentacja pracownicza), i czy kopia tak stworzonego i podpisanego dokumentu będzie się znajdowała w obu lokalizacjach (relewantne z punktu obowiązków RODO).
Jak będzie przebiegał proces przekazywania danych źródłowych niezbędnych do stworzenia dokumentu, który ma być podpisany (relewantne z punkty widzenia przepisów prawa pracy, RODO oraz kwestii organizacyjnych).

Niektóre rodzaje dokumentów kadrowych, które mogą być podpisywane elektronicznie:

wymagające kwalifikowanego podpisu elektronicznego	niewymagające kwalifikowanego podpisu elektronicznego
umowa o pracę i zmiana jej warunków (tzw. aneks) oraz informacja o warunkach zatrudnienia i ich zmianie – podpisy pracodawcy i pracownika	oświadczenie kandydata do pracy/pracownika dotyczące danych osobowych – podpis odpowiednio kandydata, pracownika
oświadczenie o wypowiedzeniu definitywnym lub zmieniającym lub rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia	zgoda pracownika na przetwarzanie danych osobowych wykraczających poza katalog danych przekazywanych obowiązkowo lub na podstawie konkretnych przepisów.
zgoda na dobrowolne potrącenia z wynagrodzenia za pracę – podpis pracownika	informacja o numerze rachunku płatniczego, na który mają być dokonywane wypłaty wynagrodzenia – podpis pracownika
świadectwo pracy – podpis pracodawcy	wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych – podpis pracownika
umowa o zakazie konkurencji – podpis pracodawcy i pracownika	informacja o możliwości i terminie odbioru dokumentacji pracowniczej po zmianie formy jej prowadzenia i przechowywania – podpis pracodawcy
umowa szkoleniowa – podpis pracodawcy i pracownika	wniosek o wydanie kopii części lub całości dokumentacji pracowniczej – podpis pracownika
rozkład czasu pracy – podpis pracodawcy	wniosek o wydanie świadectwa pracy oraz upoważnienie do odbioru tego dokumentu przez inną osobę – podpis pracownika
wniosek o urlop bezpłatny oraz zgoda pracownika na urlop bezpłatny w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy – podpis pracownika	zawiadomienie o negatywnym rozpatrzeniu wniosku o sprostowanie świadectwa pracy – podpis pracodawcy
wniosek o ruchomy lub indywidualny rozkład czasu pracy, system skróconego tygodnia pracy, system pracy weekendowej, ruchomy czas pracy – podpis pracownika	wniosek o urlop wypoczynkowy, w tym na żądanie – podpis pracownika
wniosek o urlop związany z rodzicielstwem, łączenie tego urlopu z pracą lub obniżenie wymiaru etatu – podpis pracownika	ewidencjonowanie czasu pracy, w tym listy obecności

Autor: Monika Jurkiewicz, radca prawny.

Udostępnij wpis:

Radca prawny Monika Jurkiewicz

Monika stosuje w pracy zasady lean managemantu i zarządzania projektami, ponieważ wie, że w dobie turbulentnego i mniej przewidywalnego otoczenia każda organizacja poszukuje rozwiązań zwiększających efektywność oraz ograniczających marnotrawstwo, aby osiągnąć przewagę konkurencyjną. Pisze Doktorat na Uczelni Łazarskiego, ale też została certyfikowanym Audytorem ISO Normy 9001:2015.

Możemy Ci pomóc w:

Telefon

(+48) 56-622-09-77

Adres e-mail

biuro@kancelaria-jurkiewicz.pl

Adres

ul. Warszawska 4/5 87-100 Toruń

Czy ten artykuł przyciągnął Twoją uwagę?

Jeśli chcecie być na bieżąco z najnowszymi artykułami na naszym blogu, serdecznie zapraszamy do zapisania się na nasz newsletter LOVE LABOUR LVOE.
Oferujemy tylko wartościowe treści – bez spamu.

Elektroniczna komunikacja z pracownikami – jak i kiedy wykorzystać podpis elektroniczny?

Spis treści

Podpis elektroniczny w komunikacji z pracownikami

Wprowadzanie elektronicznych form komunikacji z pracownikami

Wprowadzanie elektronicznych form komunikacji z pracownikami - kwestie proceduralne

Niektóre rodzaje dokumentów kadrowych, które mogą być podpisywane elektronicznie:

Czy ten artykuł przyciągnął Twoją uwagę?

Dołącz do newslettera. #LoveLaborLaw

Pomóż nam dopasować treść naszych treści do Ciebie

Nasz adres

KOntakt

Godziny otwarcia

Aktualności

Social Media

Regulamin sklepu

Polityka prywatności