Menu
Regulamin pracy zdalnej jest dokumentem, którego celem jest uregulowanie organizacji pracy zdalnej i zasad jej wykonywania przez pracowników.
Jeżeli pracodawca wprowadza pracę zdalną to zgodnie z nowym art. 67(20) § 4 k.p. kiedy, gdy u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy.
Regulaminu pracy zdalnej, powinien określać przede wszystkim:
Niezależnie od tego, że to pracownicy wnioskują o pracę zdalną, zgodnie z projektowanymi przepisami, regulamin pracy zdalnej powinien zostać przyjęty.
Art. 672(4) § 1 pkt 2 k.p. przewiduje, że pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Punkt 3 przewiduje także obowiązek pokrycia innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu, regulaminie pracy zdalnej, czy w poleceniu pracy zdalnej. Tym samym tak, pracodawca będzie miał obowiązek pokrycia kosztów np. energii elektrycznej wykorzystywanej do pracy zdalnej.
Zgodnie z art. 67(19) § 6 k.p. pracodawca jest obowiązany uwzględnić wniosek o pracę zdalną między innymi pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia, chyba że nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. O przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku pracodawca informuje pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku przez pracownika.
Trzeba pamiętać, że takie uzasadnienie powinno być racjonalne oraz prawdziwe, ale na końcu tej drogi jest pytanie, czy w razie gdyby takie uzasadnienie nie spełniało tych przesłanek, to czy pracownik może „wymusić” na pracodawcy taką decyzję np. składając skargę do PIP, czy nawet Sądu.
Teoretycznie wydawać się może, że tak, ale PIP (tak samo jak np. Sąd) nie mają uprawnień, aby nakazać pracodawcy wyrażenie zgody na pracę zdalną.
Tak samo, jak nie ma miejsca w przepisach choćby na mandat za naruszenie przepisów prawa pracy w tym zakresie.
Zawsze bowiem pracodawca poda argument, że praca zdalna stanowi obecnie dla niego zbyt duże obciążenie:
1) organizacyjne,
2) prawne,
3) finansowe,
4) kontrolne.
W mojej ocenie zatem odmowa pracy zdalnej, niezależnie czy przyczyna odmowy będzie „udana” czy nie i tak będzie skuteczna, a praca nie będzie wykonywana zgodnie z wolą pracodawcy.
Pracodawca może powoływać się na fakt, że organizacja pracy wymaga przynajmniej częściowej obecności pracownika w biurze, spotkań z klientami itp. i w ten sposób uzasadniać odmowę zgody na pracę zdalną.
Artykuł 67(19) § 3 k.p. przewiduje z kolei, że praca zdalna może być wykonywana na polecenie pracodawcy:
Jeżeli natomiast pracownik złoży bezpośrednio przed wydaniem polecenia oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej. Tym samym pracodawca będzie miał możliwość wydania pracownikom polecenia pracy zdalnej, ale tylko w w/w/ przypadkach.
Definicja pracy zdalnej zawarta w przepisach wskazuje, że praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (praca zdalna). A zatem pracownik będzie musiał każdorazowo uzgodnić z pracodawcą miejsce wykonywania pracy zdalnej. Nie może być ono „tajemnicą”.
Obowiązek tworzenia regulaminu pracy zdalnej, wypłaty ryczałtu albo ekwiwalentu dotyczy nie tylko przypadku, gdy praca zdalna wykonywana jest na polecenia pracodawcy, ale także przypadku, gdy praca zdalna wykonywana jest w uzgodnieniu pomiędzy pracodawcą a pracownikiem, nawet gdy to pracownik wnioskował o pracę zdalną i pracodawca wyraził na to zgodę.
Tak, jak regulamin pracy ustala pracodawca, tak regulamin pracy zdalnej również powinien zostać wprowadzony przez niego. W drodze jednostronnego aktu, np. zarządzenia, bądź też po prostu podania go do wiadomości pracowników. W drodze analogii do procedury obowiązującej w przypadku regulaminu pracy. Pracodawca powinien jednak rozważyć jego uprzednie skonsultowanie z działającymi u niego organizacjami związkowymi
Regulamin taki powinien w szczególności ustalać organizację i porządek w procesie pracy zdalnej. Jak również związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy oraz pracowników. W szczególności powinien on regulować precyzyjnie następujące kwestie:
Powinny one precyzować sposób w jaki następuje skierowanie pracownika do pracy zdalnej.
Może to nastąpić w trybie przewidzianym w tzw. specustawie. A więc poprzez polecenie wykonywania pracy zdalnej wydane przez pracodawcę, w którego imieniu może działać też bezpośredni przełożony pracownika. Polecenie to powinno przybrać formę oświadczenia złożonego w formie pisemnej lub elektronicznej. Jego wzór należy załączyć do Regulaminu.
Z punktu widzenia prawnego, nic nie stoi na przeszkodzie, aby skierowanie pracownika do pracy zdalnej nastąpiło na mocy złożonego przez pracownika wniosku w tym przedmiocie, jeżeli pracodawca wyraża na to zgodę. Oczywiście warunkiem jest, aby wykonywanie pracy na danym stanowisku umożliwiło pracę w innym miejscu niż miejsce stałego jej wykonywania oraz oraz było to niezbędne do przeciwdziałania i zapobiegania rozprzestrzenianiu się COVID-19. Również i ono może zostać sformalizowane w postaci wzoru, stanowiącego załącznik do Regulaminu.
Regulamin powinien określać termin złożenia takiego wniosku, jego formę, jak również tryb jego rozpatrywania ze wskazaniem osoby, która za to odpowiada. Terminu rozpoznania oraz formy wyrażenia zgody bądź odmowy.
W Regulaminie należy również zawrzeć zasady dotyczące ewentualnego wyłączenia danej kategorii pracowników z możliwości wykonywania pracy tego rodzaju. Na przykład tych, którzy pracują bezpośrednio w produkcji, przy taśmie montażowej. Czy takich, których obecność w zakładzie pracy jest konieczna ze względu na zagrożenie ciągłości jego funkcjonowania. Pamiętać trzeba, że wyłączenia tego rodzaju nie mogą naruszać zasady równego traktowania pracowników, czy też prowadzić do ich dyskryminacji.
Pamiętać trzeba, że pracownik zobowiązany wykonywać pracę zdalną przez okres określony w poleceniu pracodawcy, co również powinno znaleźć swoje uwypuklenie w Regulaminie.
Wreszcie w Regulaminie powinny znaleźć się zapisy wskazujące zasady i formę odwoływania z pracy zdalnej, co może nastąpić na podstawie decyzji pracodawcy. Gdy np. ze względu na jego potrzeby, niezbędny jest powrót pracownika do stałego miejsca wykonywania pracy.
Przede wszystkim pracodawca zobowiązany jest do przekazywania pracownikowi zadań do wykonania. Udzielania informacji merytorycznych oraz organizowania procesu pracy w sposób, który umożliwi mu wykonywanie pracy zdalnej. Taki też zapis powinien znaleźć się w Regulaminie pracy zdalnej.
Obowiązkiem pracodawcy, co również powinien określać Regulamin, jest zapewnienie pracownikowi narzędzi i materiałów potrzebnych do wykonywania pracy zdalnej oraz jej obsługi logistycznej. W szczególności dotyczy to komputera z dostępem do Internetu oraz telefonu. Dodać jednak trzeba, iż pracownik może używać także narzędzi lub materiałów zapewnionych we własnym zakresie.
Dokument ten powinien też określać sposób wykonywania przez pracodawcę jednego z jego podstawowych uprawnień. Jakim jest prawo kontrolowania wykonywania pracy zdalnej oraz żądania od pracownika informacji o jej wynikach.
Na pracodawcy ciążą też określone obowiązki wynikające z przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, w związku z czym w Regulaminie powinno znaleźć się opisanie podstawowych zasad. Jakie powinno spełniać stanowisko pracy wykonywanej w miejscu zamieszkania.
Pracownik powinien wykonywać pracę zdalną zgodnie z treścią umowy łączącej go z pracodawcą oraz zakresem obowiązków, przy czym powinno to się odbywać w miejscu zamieszkania lub innym miejscu uzgodnionym z pracodawcą. Ponadto, zobowiązany jest on do pozostawania dyspozycyjnym dla pracodawcy w ustalonych godzinach pracy i przyjmowania do realizacji zadań przekazywanych ramach zakresu jego obowiązków, oczywiście przede wszystkim przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, a więc w drodze elektronicznej bądź telefonicznej.
Na polecenie pracodawcy, pracownik ma obowiązek prowadzić ewidencję wykonanych czynności w formie i z częstotliwością która została w nim określona. Powinna ona zawierać, w szczególności, ich opis, a także datę oraz czas ich wykonania.
Ma on także, na żądanie pracodawcy, obowiązek bieżącego informowania go o wynikach swojej pracy. Jak również potwierdzania obecności w pracy w sposób określony przez pracodawcę.
Powinnością pracownika jest także zorganizowanie stanowiska do pracy zdalnej w sposób zapewniający bezpieczne i higieniczne warunki pracy.
Z kolei, pracownik ma prawo do wsparcia technicznego ze strony pracodawcy i niezwłocznego zgłaszania mu wszelkich uzasadnionych potrzeby w tym zakresie.
Wszystkie te kwestie powinny zostać uregulowane w Regulaminie pracy zdalnej.
Zapraszam po więcej informacji: m.jurkiewicz@kanelaria-jurkiewicz.pl
Autor: Monika Jurkiewicz, radca prawny.
Monika stosuje w pracy zasady lean managemantu i zarządzania projektami, ponieważ wie, że w dobie turbulentnego i mniej przewidywalnego otoczenia każda organizacja poszukuje rozwiązań zwiększających efektywność oraz ograniczających marnotrawstwo, aby osiągnąć przewagę konkurencyjną. Pisze Doktorat na Uczelni Łazarskiego, ale też została certyfikowanym Audytorem ISO Normy 9001:2015.
(+48) 56-622-09-77
biuro@kancelaria-jurkiewicz.pl
ul. Warszawska 4/5 87-100 Toruń
Jeśli chcecie być na bieżąco z najnowszymi artykułami na naszym blogu, serdecznie zapraszamy do zapisania się na nasz newsletter LOVE LABOUR LVOE.
Oferujemy tylko wartościowe treści – bez spamu.
Prowadź swoją firmę, my zajmiemy się resztą. Zbudujmy razem Twój biznes.