Dokumentacja maszyny przemysłowej  – obowiązki producenta i pracodawcy

Przepisy wymagają, aby producent lub wytwórca danej maszyny przechowywał jej dokumentację techniczną w celu udostępniania do wglądu właściwym organom krajowym przez okres przynajmniej 10 lat od daty produkcji maszyny lub – w przypadku produkcji seryjnej – od daty wyprodukowania ostatniego egzemplarza. Dokumentacja ta powinna być przechowywana we własnym zakresie, a przepisy nie nakładają obowiązku przekazywania jej do archiwum państwowego.

Do obrotu na wspólnym rynku Unii Europejskiej można wprowadzać jedynie takie – nowe i używane – maszyny i elementy bezpieczeństwa, które spełniają postanowienia dyrektywy 2006/42/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z 17.05.2006 r. w sprawie maszyn, zmieniającej dyrektywę 95/16/WE (przekształcenie) (Dz.Urz. UE L Nr 157, s. 24). Postanowienia tej dyrektywy obowiązują również w Polsce poprzez wprowadzenie ich do prawa polskiego rozporządzeniem Ministra Gospodarki z 21.10.2008 r. w sprawie zasadniczych wymagań dla maszyn (Dz.U. poz. 1228 ze zm.) – dalej r.z.w.m.

Zgodnie z § 6 ust. 1 pkt 2 r.z.w.m. przed wprowadzeniem maszyny do obrotu lub oddaniem do użytku producent lub jego upoważniony przedstawiciel zapewnia, że dostępna jest dokumentacja techniczna, o której mowa w załączniku nr 2 do r.z.w.m. Chodzi tu o dokumentację, która wykazuje, że maszyna spełnia wymagania wynikające z tego rozporządzenia, i obejmuje projektowanie, wytwarzanie i działanie maszyny w zakresie koniecznym do tej oceny. Dokumentacja ta powinna być przygotowana przynajmniej w jednym z oficjalnych języków Unii Europejskiej.

Dokumentacja techniczna powinna obejmować dokumentację konstrukcyjną zawierającą:

1. ogólny opis maszyny,
2. rysunek zestawieniowy maszyny i schematy obwodów sterowania, jak również istotne opisy i objaśnienia niezbędne do zrozumienia działania maszyny,
3. rysunki szczegółowe, wraz z dołączonymi obliczeniami, wynikami badań, certyfikatami itp., niezbędne do sprawdzenia zgodności maszyny z zasadniczymi wymaganiami w zakresie ochrony zdrowia i bezpieczeństwa,
4. dokumentację oceny ryzyka, która przedstawia zastosowaną procedurę zawierającą:
5. wykaz zasadniczych wymagań w zakresie ochrony zdrowia i bezpieczeństwa, które mają zastosowanie do maszyny,
6. opis środków wdrożonych w celu wyeliminowania zidentyfikowanych zagrożeń lub zmniejszenia ryzyka oraz wskazanie ryzyka resztkowego związanego z maszyną, jeżeli ma to zastosowanie,
7. zastosowane normy i inne specyfikacje techniczne, wskazujące zasadnicze wymagania w zakresie ochrony zdrowia i bezpieczeństwa objęte tymi normami,
8. wszelkie sprawozdania techniczne, które podają wyniki badań przeprowadzonych przez producenta albo przez jednostkę wybraną przez producenta lub jego upoważnionego przedstawiciela,
9. kopię instrukcji maszyny,
10. deklarację włączenia wmontowanej maszyny nieukończonej i odpowiednią instrukcję montażu takiej maszyny, jeżeli ma to zastosowanie,
11. kopię deklaracji zgodności WE maszyn lub innych wyrobów włączonych do maszyny, jeżeli ma to zastosowanie,
12. kopię deklaracji zgodności WE,
13. w przypadku produkcji seryjnej środki wewnątrzzakładowe, jakie zostaną podjęte w celu zapewnienia zgodności maszyny z przepisami rozporządzenia.

Dokumentacja techniczna nie musi obejmować szczegółowych rysunków ani innych szczególnych informacji o podzespołach użytych do produkcji maszyny, o ile takie informacje nie są niezbędne przy sprawdzaniu zgodności z zasadniczymi wymaganiami w zakresie zdrowia i bezpieczeństwa.