Zmiany w przepisach o pracy zdalnej oraz dotyczących kontroli trzeźwości wymuszają dodatkowe obowiązki dla osób z działu kadr zajmujących się dokumentacją pracowniczą.
13 marca 2023 roku w DZ.U. 2023.471 Minister Rodziny i Polityki Społecznej opublikował rozporządzenie zmieniające przepisy w sprawie dokumentacji pracowniczej, którego celem jest dostosowanie zasad prowadzenia akt osobowych pracownika do wyżej wskazywanych zmian dotyczących pracy zdalnej i kontroli trzeźwości.
Dokumentacja pracownicza – nowa część akt osobowych
Pierwszą i najważniejszą zmianą będzie wprowadzenie kolejnej, piątej części akt osobowych oznaczonej literą „E”.
Część E będzie przeznaczona na archiwizację dokumentów związanych z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu, do których ustawodawca zalicza wynikające z Kodeksu Pracy:
- informacje dotyczące kontroli trzeźwości pracownika przeprowadzonej przez pracodawcę,
- informację dotyczącą badania stanu trzeźwości pracownika przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego,
- informacje dotyczące przeprowadzonej przez pracodawcę kontroli pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu,
- informację dotyczącą badania pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego.
Dokumenty te będą archiwizowane w aktach osobowych przez okres nieprzekraczający roku od dnia ich zebrania. Ponadto dokumenty będą przechowywane podobnie jak dokumentacja dot. kar, czyli w wydzielonych częściach dotyczących konkretnej kontroli z przyporządkowaniem E1, E2, E3 itd. wraz z indywidualnym porządkiem chronologicznym, numerowaniem oraz wykazem dokumentów znajdujących się w danej części.
A w części B akt osobowych?
Katalog dokumentów przechowywanych w części B akt osobowych zostanie rozbudowany o:
- potwierdzenie poinformowania pracownika o wprowadzeniu kontroli trzeźwości pracowników lub kontroli na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu, grupie lub grupach pracowników objętych taką kontrolą i sposobie jej przeprowadzania,
- dokumenty dotyczące wykonywania pracy zdalnej.
Krótki czas na działanie w zakresie dokumentacji pracowniczej
W przypadku potrzeby szczegółowego omówienia opisywanych zmian, sprawdzenia lub dostosowania istniejących procedur związanych z prowadzeniem akt osobowych.
m.jurkiewicz@kancelaria-jurkiewicz.pl
Treść rozporządzenia:
