Po pierwsze rozważ, czy nie musisz w tym zakresie mienić Regulaminu Pracy. Niektórzy pracodawcy, oprócz tego, że opracowali pod rządami „ustawy covidowej” Regulamin Pracy zdalne, to jeszcze wprowadzali niektóre regulacje, szczególnie dotyczące czasu pracy, do Regulaminu Pracy.

Jeśli jesteś jednym z tych pracodawców, to zauważ, że być może musisz zmienić tresć Regulaminu Pracy.

 POROZUMIENIE/REGULAMIN PRACY ZDALNEJ

Zgodnie z nowym art. 67²⁰ k.p. zasady wykonywania pracy zdalnej powinny zostać określone w zakładzie pracy bądź w porozumieniu, bądź w regulaminie.

Zatem musisz opracować lub zmienić już istniejący Regulamin Pracy zdalnej, jeśli miałeś już takie Regulacje na gruncie ustawy covidowej.

JEŚLI U CIEBIE DZIAŁAJĄ ZWIĄZKI ZAWODOWE.

Do zawarcia porozumienia może dojść między pracodawcą i zakładową organizacją związkową (zakładowymi organizacjami zawodowymi – wszystkimi.

Jeżeli nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia z wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, pracodawca uzgadnia treść porozumienia z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi w rozumieniu ustawy o związkach zawodowych, z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy.

Jeżeli w terminie 30 dni od dnia przedstawienia projektu porozumienia przez pracodawcę nie dojdzie do zawarcia porozumienia, pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w REGULAMINIE, uwzględniając ustalenia podjęte z zakładowymi organizacjami związkowymi w toku uzgadniania porozumienia.

JEŚLI ZWIĄZKÓW NIE MA

Gdy u pracodawcy nie działa żadna zakładowa organizacja związkowa, wtedy pracodawca opracowuje REGULAMIN PRACY ZDALNEJ. W przypadku opracowywania regulaminu, pracodawca powinien skonsultować jego treść z przedstawicielami pracowników.

Ustal zatem już teraz, czy wybrani przedstawiciele pracowników mają umocowanie do konsultowania przepisów dotyczących pracy zdalnej bądź wprowadź procedurę wyłaniania przedstawicieli pracowników.

WAŻNE!

Jeśli nie zostanie zawarte porozumienie i jeśli nie zostanie wydany regulamin, pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w poleceniu wykonywania pracy zdalnej albo bezpośrednio w porozumieniu zawartym z pracownikiem.

JAKIE KWESTIE PODLEGAJĄ USTALENIOM W REGULAMINIE PRACY ZDALNEJ?

Według nowych przepisów kodeksu pracy są to m.in.:

• grupa lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną (jeśli pracodawca nie umożliwia wykonywania pracy zdalnej wszystkim pracownikom),
• zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów (pracodawca pokrywa koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej w formie ekwiwalentu lub ryczałtu),
• zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną,
• zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną,
• zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych,
• zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.

UWAGA!

Jeśli już wcześniej miałeś opracowane zasady pracy zdalnej, w dużej części możesz z nich skorzystać.

KOSZTY PRACY ZDALNEJ

Według nowych przepisów, pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Zwrot kosztów może przybrać formę ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu, które nie są stanowią przychodu w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

INFORMACJA O WARUNKACH ZATRUDNIENIA A PRACA ZDALNA

Z nowych przepisów wynika, że w przypadku nawiązania stosunku pracy i postanowienia o świadczeniu pracy zdalnej, pracodawca powinien w informacji o warunkach zatrudnienia zawrzeć następującej informacje:

• jakiej jednostce organizacyjnej podlega pracownik wykonujący pracę zdalną,
• jaka osoba lub organ są odpowiedzialni za współpracę z pracownikiem wykonującym pracę zdalną oraz upoważnieni do przeprowadzania kontroli w miejscu wykonywania pracy zdalnej.

Taką informację pracodawca przekazuje pracownikowi, niezmiennie, w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę.

Jeśli praca zdalna zostaje wprowadzona w trakcie trwania stosunku pracy lub pracodawca wydaje polecenie wykonywania pracy zdalnej, pracodawca przekazuje ww. informacje pracownikowi w osobnym dokumencie najpóźniej w dniu rozpoczęcia przez niego wykonywania pracy zdalnej.

OŚWIADCZENIE PRACOWNIKA DOTYCZĄCE WARUNKÓW LOKALOWYCH I TECHNICZNYCH

Pracodawca może wydać polecenie wykonywania pracy zdalnej, o ile pracownik złoży bezpośrednio przed wydaniem polecenia oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.

Musisz zatem mieć takie dokumenty – przygotuj wzór, i polecenia, i oświadczenia!

OCENA RYZYKA ZAWODOWEGO

Pracodawca musi zidentyfikować zagrożenia dla zdrowia i życia pracowników, uwzględniając m.in. czynniki mechaniczne, fizyczne, chemiczne, biologiczne, występujące lub mogące wystąpić w związku z wykonywaniem pracy. Nie jest to obowiązek nowy, a zatem możesz wykorzystać te opracowania, które stosowałeś wcześniej. 

OŚWIADCZENIE PRACOWNIKA DOTYCZĄCE BEZPIECZNYCH I HIGIENICZNYCH WARUNKÓW PRACY

Wykonywanie pracy zdalnej musi odbywać się z zachowaniem zasad BHP, ale dostosowanych do specyfiki wykonywania pracy zdalnej (np. w domu pracownika). Praca zdalna musi się odbywać w bezpiecznych i higienicznych warunkach.

Jak czytamy w uzasadnieniu do projektu ustawy:

W przypadku pracy zdalnej obowiązki nałożone na pracodawcę przez art. 207 k.p. muszą być przez niego, co do zasady, realizowane, ale z uwzględnieniem specyfiki pracy zdalnej, tzn. że niektóre obowiązki (np. utrzymanie miejsca pracy zdalnej w czystości) realizuje pracownik.

Z tego powodu ustawodawca zdecydował, że pracodawca umożliwi wykonywanie pracy zdalnej, jeśli przed jej rozpoczęciem pracownik złoży oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, zawierającego potwierdzenie, że na stanowisku pracy zdalnej, w ustalonym z pracodawcą miejscu, są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki tej pracy.

Na dole tego tekstu znajdziesz przykładowe Zalecenia BHP dla pracownika, jakie opracowaliśmy we współpracy ze służbami BHP.

OŚWIADCZENIE PRACOWNIKA O ZAPOZNANIU SIĘ Z PROCEDURAMI OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH

Pracodawca ma obowiązek ustalić procedury ochrony danych osobowych na potrzeby wykonywania pracy zdalnej oraz przeprowadzić – w miarę potrzeby – instruktaż i szkolenie.

PRACA ZDALNA DOKUMENTY – PODSUMOWANIE

Wiele już nauczyliśmy się stosując pracę zdalną pod rządami ustawy covidowej. Z praktyki wynika, ze to jest dla pracodawców największym wyzwaniem, to kontrola i mierzenie efektywności pracowników wykonujących pracę zdalną. Zwróć zatem szczególną uwagę, na zapisu proceduralne w zakresie:

• kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
• kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;
• zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych.

PONIŻEJ PRZYKŁADOWY ZAPIS PROCEDURY DOTYCZĄCY WYKONYWANIA PRACY PRZEZ PRACOWNIKA:

1. Pracownik jest zobowiązany do wykonywania pracy zgodnie z treścią umowy łączącej go z Pracodawcą oraz zakresem obowiązków.
2. Ponadto Pracownik zobowiązuje się do:
3. pozostawania dyspozycyjnym dla Pracodawcy w ustalonych godzinach pracy
4. i przyjmowania do realizacji bieżących zadań przekazywanych Pracownikowi w ramach zakresu jego obowiązków, w szczególności z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej,
5. bieżącego informowania o wynikach swojej pracy oraz przedstawiania wyników swojej pracy Pracodawcy,

3)           potwierdzania obecności w pracy w sposób określony przez Pracodawcę tj. poprzez:

1. E-Mail do przełożonego, w sytuacji, kiedy nie będzie mógł świadczy pracy zdalnej i w razie konieczności zgłoszenia absencji chorobowej,
   1. E-mail do przełożonego – Urlop zgłaszany do przełożonego odpowiednio wcześniej, z co najmniej tygodniowym wyprzedzeniem,

we wszystkich innych wypadkach oraz w braku stosownego powiadomienia, pracodawca uznaje, że pracownik wykonuje obowiązki służbowe weryfikując to dodatkowo poprzez kontrolę logowań, a w razie konieczności nakładając na pracownika obowiązki opisane poniżej.

• Na polecenie pracodawcy, pracownik wykonujący pracę zdalną ma obowiązek prowadzić ewidencję wykonanych czynności, uwzględniającą w szczególności opis tych czynności, a także datę oraz czas ich wykonania.
• Pracownik sporządza ewidencję wykonywanych czynności w formie i z częstotliwością określoną w poleceniu wykonywania pracy zdalnej na każde żądanie pracodawcy.

Jeśli masz pytania pisz tu: m.jurkiewicz@kancelaria-jurkiewicz.pl

#lovelaborlaw #kancelariaprawopracy #pracazdlanadokumenty