Przez długi czas wielu producentów i importerów myślało o bezpieczeństwie produktu w sposób dość prosty: produkt ma dokumenty, jest oznakowany, został dopuszczony do sprzedaży, więc najważniejsze obowiązki zostały wykonane.
Po wejściu w życie rozporządzenia GPSR takie podejście staje się coraz bardziej ryzykowne.
Problem z produktem rzadko zaczyna się od samej kontroli właściwych organów państwa. Częściej zaczyna się dużo wcześniej:
Dlatego najważniejsze pytanie nie brzmi dziś wyłącznie: „czy mamy dokumenty?”.
Znacznie ważniejsze pytanie brzmi: „czy naprawdę wiemy, jaką rolę pełnimy w łańcuchu dostaw i co zrobimy, jeżeli bezpieczeństwo produktu zostanie zakwestionowane?”.
Dziś chcę się podzielić moimi spostrzeżeniami, gdzie i w jakich obszarach przedsiębiorcy, popełniają najczęstsze błędy.
Pierwszy błąd pojawia się często jeszcze zanim produkt trafi na rynek.
Polska firma zamawia produkt albo jego komponenty w Chinach. Część procesu odbywa się poza Unią Europejską, ale ostateczny kształt produktu powstaje już przy istotnym udziale polskiego przedsiębiorcy. To on wybiera parametry, decyduje o funkcjach, zamawia opakowanie, przygotowuje instrukcję, oznacza produkt własną marką i kieruje go do sprzedaży.
W takim modelu łatwo przyjąć założenie, że skoro fizyczna produkcja odbyła się w Chinach, to zasadnicza odpowiedzialność spoczywa na chińskim producencie.
To założenie często błędne. Przedsiębiorcy wiedzą, oczywiście, że np. kwestie reklamacji produktu „leżą po ich stronie”, ale w GPSR nie o same reklamacje chodzi. Tu chodzi o zapewnienie bezpieczeństwa w całym łańcuchu dostaw. A to rodzi ogromne wyzwania.
GPSR i prawo produktowe patrzą na produkt szerzej. Istotne jest nie tylko to, kto fizycznie wykonał dany przedmiot, ale również to, kto zlecił jego zaprojektowanie lub wytworzenie, kto sprzedaje go pod własną nazwą albo znakiem towarowym i kto odpowiada za jego obecność na rynku Unii Europejskiej. Wytyczne Komisji Europejskiej wyraźnie przypominają, że producentem może być także podmiot, który zleca zaprojektowanie lub wytworzenie produktu i sprzedaje go pod własną nazwą lub znakiem towarowym.
To szczególnie ważne w modelach white label i private label.
W modelu white label przedsiębiorca kupuje gotowy produkt, ale sprzedaje go pod własną marką. Z perspektywy klienta to właśnie ta marka odpowiada za produkt. Z perspektywy organu nadzoru rynku również nie będzie obojętne, kto oznaczył produkt, kto przygotował jego komunikację i kto wprowadził go do obrotu na rynku Unii Europejskiej.
W modelu private label wpływ przedsiębiorcy jest jeszcze większy. To on określa cechy produktu, parametry techniczne, oczekiwaną jakość i sposób wykonania. Fabryka kontraktowa realizuje produkcję, ale często robi to według założeń przekazanych przez europejskiego przedsiębiorcę.
Właśnie w takich sytuacjach najłatwiej pomylić własną rolę.
Firma mówi: „my tylko importujemy”.
Organ może odpowiedzieć: „ale to państwo odpowiadają za ten produkt na rynku”. I często będzie miał rację.
Drugi błąd wynika z nadmiernego zaufania do dokumentów przekazywanych przez dostawcę.
W praktyce wygląda to zwykle niewinnie. Dostawca przesyła deklarację, certyfikat, raport z badań albo zapewnienie, że produkt „spełnia wymagania UE”. Towar trafia do sprzedaży, a dokumenty zostają zapisane w folderze, do którego nikt nie wraca.
Problem pojawia się dopiero wtedy, gdy dokumentację trzeba pokazać organowi, marketplace’owi albo ważnemu kontrahentowi.
Wtedy może się okazać, że raport dotyczy innego modelu produktu, deklaracja jest nieaktualna, badanie wykonano dla poprzedniej wersji wyrobu albo dokumentacja nie obejmuje funkcji, które zostały dodane na potrzeby sprzedaży w Europie.
Dokumentacja zgodności nie powinna być traktowana jak załącznik do faktury.
Dla importera, producenta krajowego, właściciela marki white label albo podmiotu zlecającego produkcję kontraktową jest to jeden z podstawowych elementów zarządzania ryzykiem produktu. Jeżeli przedsiębiorca wprowadza produkt na rynek Unii Europejskiej, powinien wiedzieć, czy dokumenty rzeczywiście dotyczą tego produktu, tej wersji, tej partii i tego sposobu używania.
Trzeci błąd polega na utożsamianiu oznakowania z bezpieczeństwem.
Najczęściej dotyczy to znaku CE, ale problem jest szerszy. Przedsiębiorcy przywiązują dużą wagę do tego, co znajduje się na etykiecie, opakowaniu i stronie produktowej. To oczywiście istotne, ale nie wystarcza.
W przypadku produktu sprzedawanego w modelu white label albo private label ryzyko jest jeszcze większe, bo przedsiębiorca bardzo często przejmuje gotowy opis produktu od dostawcy, tłumaczy go na język polski i dostosowuje marketingowo do własnej marki. Tymczasem komunikacja produktu może mieć bezpośrednie znaczenie dla jego bezpieczeństwa.
Źle napisana instrukcja, niejasne ostrzeżenie, pominięcie ograniczeń używania albo etykieta sugerująca niewłaściwy sposób korzystania z produktu mogą stać się realnym problemem prawnym.
GPSR wymaga myślenia o bezpieczeństwie produktu jako o całości: konstrukcji, dokumentacji, oznakowaniu, instrukcji, komunikacji, sprzedaży online i reakcji po wprowadzeniu produktu do obrotu.
W firmach produkcyjnych i importowych bezpieczeństwo produktu rzadko jest oderwane od codzienności biznesowej. Jest wpisane w dostawy, rozmowy z podwykonawcami, zgłoszenia serwisowe, komunikację z dystrybutorami, treść instrukcji, sposób etykietowania i decyzje podejmowane przy kolejnych partiach towaru.
Dlatego problem bardzo rzadko pojawia się jako jedno wyraźne zdarzenie.
Częściej zaczyna się od drobnych sygnałów, które z perspektywy pojedynczego działu nie wyglądają jeszcze poważnie. Serwis zauważa powtarzalną usterkę. Dystrybutor zgłasza, że klienci niewłaściwie rozumieją sposób używania produktu. Pojawia się wątpliwość czy instrukcja jest wystarczająco czytelna. Ktoś zwraca uwagę na oznakowanie, które przy jednej partii wygląda inaczej niż przy poprzedniej. Marketplace zadaje pytanie o bezpieczeństwo albo zgodność produktu.
Każda z tych informacji może zostać obsłużona oddzielnie i pozornie skutecznie.
Ryzyko polega na tym, że nikt nie zobaczy ich razem.
A właśnie połączenie takich sygnałów często pokazuje, że problem nie dotyczy pojedynczej reklamacji, lecz sposobu komunikowania produktu, jego oznakowania, instrukcji albo realnego ryzyka dla użytkownika.
W tym sensie GPSR wymaga od przedsiębiorcy nie tylko reakcji na incydent, ale również zdolności do wcześniejszego rozpoznania, że produkt zaczyna generować ryzyko. Takie podejście jest spójne z wytycznymi Komisji Europejskiej, które akcentują obowiązki przedsiębiorców po wprowadzeniu produktu do obrotu, w tym współpracę z organami nadzoru i korzystanie z mechanizmów zgłaszania problemów bezpieczeństwa, takich jak Safety Business Gateway.
Największe ryzyko nie polega więc na tym, że przedsiębiorca nie otrzyma informacji o problemie.
Największe ryzyko polega na tym, że otrzyma ją wielokrotnie, ale nikt nie połączy tych informacji w jedną całość.
Większość firm bardzo dobrze wie, co zrobić, kiedy sprzedaż rośnie.
Wie, jak zwiększyć produkcję, jak obsłużyć większą liczbę zamówień, jak znaleźć nowych dostawców, uruchomić kolejną linię produktową albo wejść na nowy rynek. To są sytuacje, które przedsiębiorcy ćwiczą każdego dnia.
Znacznie rzadziej pojawia się jednak inne pytanie.
Co wydarzy się w organizacji, jeżeli pewnego dnia produkt, który od lat funkcjonuje na rynku, nagle stanie się źródłem problemu?
Nie chodzi nawet o najgorszy możliwy scenariusz.
Czasami wszystko zaczyna się od pozornie niewinnej informacji. Dystrybutor zwraca uwagę na nietypowe zachowanie produktu. Marketplace oczekuje dodatkowych wyjaśnień dotyczących bezpieczeństwa. Pojawia się zgłoszenie dotyczące możliwego zagrożenia dla użytkownika. Ktoś kwestionuje prawidłowość oznakowania albo instrukcji.
W takich sytuacjach przedsiębiorca bardzo szybko odkrywa, że problem techniczny jest często najmniejszym z problemów.
Znacznie większym wyzwaniem okazuje się organizacja.
Nie dlatego, że w firmie brakuje kompetentnych ludzi. Przeciwnie. Najczęściej dlatego, że każdy zajmuje się swoim fragmentem rzeczywistości.
Dział zakupów rozmawia z dostawcą. Dział jakości analizuje dokumentację. Serwis gromadzi zgłoszenia. Sprzedaż odpowiada na pytania klientów. Marketing pilnuje komunikacji marki. Zarząd oczekuje informacji pozwalających podjąć decyzję.
I właśnie wtedy pojawia się pytanie, na które organizacja bardzo często nie ma gotowej odpowiedzi.
GPSR w istocie zmusza przedsiębiorców do zadania sobie tych pytań znacznie wcześniej, zanim pojawi się rzeczywisty problem.
Nie dlatego, że ustawodawca zakłada, iż każdy produkt stanie się niebezpieczny.
Dlatego, że doświadczenie pokazuje, iż największe straty bardzo często nie wynikają z samej wady produktu.
Powstają wtedy, gdy organizacja nie wie, jak zareagować w pierwszych godzinach i pierwszych dniach po jej wykryciu.
Dlatego jednym z najcenniejszych dokumentów w przedsiębiorstwie nie musi być wcale kolejna procedura zgodności.
Może być nim dobrze przygotowana roadmapa kryzysowa określająca, kto, kiedy i w jaki sposób działa, jeżeli bezpieczeństwo produktu zostanie zakwestionowane.
Bo kiedy pojawia się kryzys produktowy, najważniejszą przewagą nie jest brak problemu.
Najważniejszą przewagą jest gotowość do działania.
Najnowsze wytyczne Komisji Europejskiej dotyczące GPSR są szczególnie ważne dla przedsiębiorców korzystających z produkcji kontraktowej poza Unią Europejską. Dotyczy to zwłaszcza firm, które projektują produkt w Polsce, zlecają jego wykonanie w Chinach, a następnie sprzedają go w Unii Europejskiej pod własną marką.
Wytyczne wzmacniają praktyczny kierunek analizy: trzeba ustalić, kto realnie odpowiada za produkt na rynku Unii Europejskiej i kto jest w stanie wykazać jego bezpieczeństwo.
Dla przedsiębiorców oznacza to, że nie wystarczy odpowiedzieć na pytanie, kto fizycznie wyprodukował produkt. Trzeba odpowiedzieć także na pytanie, kto zdecydował o jego cechach, kto sprzedaje go pod własnym oznaczeniem, kto posiada dokumentację i kto będzie odpowiadał przed organem nadzoru rynku.
W modelach white label i private label ta odpowiedź często jest bardziej złożona, niż wynikałoby to z samej faktury od dostawcy.
Osobnym, ale bardzo ważnym zagadnieniem jest pochodzenie produktu.
W praktyce przedsiębiorcy często zakładają, że jeżeli końcowy montaż odbywa się w Polsce albo innym państwie Unii Europejskiej, to produkt automatycznie uzyskuje „unijny” charakter. To uproszczenie może prowadzić do błędnych wniosków.
Art. 60 Unijnego Kodeksu Celnego odwołuje się do ostatniego istotnego, ekonomicznie uzasadnionego przetworzenia lub obróbki. W linii orzeczniczej związanej ze sprawą Harley-Davidson podkreślono, że nie wystarczy formalne przeniesienie części procesu produkcyjnego do innego państwa, jeżeli głównym lub dominującym celem takiej operacji jest uniknięcie określonych środków handlowych; znaczenie ma rzeczywisty charakter i ekonomiczne uzasadnienie operacji produkcyjnej.
Dla przedsiębiorców korzystających z produkcji w Chinach, montażu w Polsce albo łączenia komponentów z różnych państw jest to istotna wskazówka. Pochodzenie produktu wymaga analizy całego procesu produkcyjnego, a nie tylko miejsca, w którym odbywa się końcowe pakowanie lub montaż.
To nie są te same pytania.
Produkt może mieć określone pochodzenie celne, ale nie przesądza to automatycznie, kto ponosi obowiązki jako producent, importer, dystrybutor albo inny podmiot gospodarczy odpowiedzialny za produkt na rynku Unii Europejskiej.
Największe błędy producentów i importerów po wejściu GPSR nie polegają wyłącznie na braku dokumentu, nieprawidłowym oznakowaniu albo niedoskonałej instrukcji.
Te problemy są najczęściej skutkiem głębszych problemów:
GPSR wymaga od przedsiębiorców nie tylko dokumentów, ale dojrzałego zarządzania bezpieczeństwem produktu. Szczególnie dotyczy to importerów, producentów krajowych, właścicieli marek white label i private label oraz firm zlecających produkcję kontraktową poza Unią Europejską.
W praktyce warto zacząć od jednego pytania:
Czy naprawdę wiemy, za co odpowiadamy, jeżeli produkt, który sprzedajemy, zostanie zakwestionowany jako niebezpieczny?
Bo pamiętajcie! w GPSR niebezpieczny, to taki, który nie spełnia standardów.
Wszystkich standardów.
GPSR nie jest już bowiem wyłącznie regulacją opisującą obowiązki producentów, importerów i dystrybutorów. Także polska ustawa o nadzorze nad ogólnym bezpieczeństwem produktów stworzyła szczegółowy system kontroli, wymiany informacji, środków nadzorczych i sankcji.
W praktyce oznacza to, że pytanie nie brzmi już, czy przedsiębiorca powinien wdrożyć procedury GPSR.
Pytanie brzmi raczej, czy są one na tyle dojrzałe, aby wytrzymały rzeczywistą weryfikację przez organ nadzoru rynku.
Autor: Monika Jurkiewicz, radca prawny.
Monika stosuje w pracy zasady lean managemantu i zarządzania projektami, ponieważ wie, że w dobie turbulentnego i mniej przewidywalnego otoczenia każda organizacja poszukuje rozwiązań zwiększających efektywność oraz ograniczających marnotrawstwo, aby osiągnąć przewagę konkurencyjną. Pisze Doktorat na Uczelni Łazarskiego, ale też została certyfikowanym Audytorem ISO Normy 9001:2015.
(+48) 56-622-09-77
biuro@kancelaria-jurkiewicz.pl
ul. Warszawska 4/5 87-100 Toruń
Jeśli chcecie być na bieżąco z najnowszymi artykułami na naszym blogu, serdecznie zapraszamy do zapisania się na nasz newsletter LOVE LABOUR LVOE.
Oferujemy tylko wartościowe treści – bez spamu.