Tajemnica przedsiębiorstwa to prawnie chronione informacje o wartości gospodarczej – techniczne, technologiczne, organizacyjne lub handlowe – które nie są powszechnie znane i wobec których przedsiębiorca podjął działania w celu zachowania ich w poufności. Ochronę tych informacji reguluje ustawa o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, a jej naruszenie może skutkować odpowiedzialnością cywilną, a w niektórych przypadkach także karną.
Definicję tajemnicy przedsiębiorstwa zawiera art. 11 ust. 2 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Zgodnie z tym przepisem, aby dana informacja podlegała ochronie, muszą zostać spełnione trzy warunki jednocześnie.
informacja ma charakter techniczny, technologiczny, organizacyjny lub inną wartość gospodarczą,
nie jest powszechnie znana osobom zajmującym się tego rodzaju informacjami ani łatwo dla nich dostępna,
uprawniony podjął, przy zachowaniu należytej staranności, działania w celu utrzymania jej w poufności.
Brak choćby jednego z tych elementów oznacza, że dana informacja nie korzysta z ochrony przewidzianej dla tajemnicy przedsiębiorstwa – nawet jeśli w firmie traktowana jest jako poufna.
W codziennej praktyce gospodarczej często używa się pojęć takich jak „tajemnica handlowa” czy „tajemnica firmowa”, mimo że przepisy posługują się jednym, ściśle zdefiniowanym terminem. Wątpliwość, jak odnieść do siebie relację tajemnicy handlowej do tajemnicy przedsiębiorstwa, pojawia się najczęściej podczas negocjowania umów. Rozróżnienie to jest proste: tajemnica przedsiębiorstwa to pojęcie ustawowe, które swoim zakresem obejmuje zarówno dane techniczne i technologiczne, jak i informacje handlowe – w tym bazy klientów, warunki cenowe czy strategie sprzedażowe. Pozostałe sformułowania to jedynie potoczne określenia stosowane w języku biznesowym.
Sam fakt, że dany dokument otrzymał w firmie status poufnego, nie oznacza jeszcze, że podlega on ochronie prawnej. Gdy analizujemy zależność między informacjami poufnymi a tajemnicą przedsiębiorstwa, kluczowe jest odróżnienie zwykłych klasyfikacji biznesowych od wymogów ustawowych. Informacja poufna to pojęcie szersze i czysto umowne – wynika z wewnętrznej decyzji zarządu lub ustaleń z kontrahentem, a jej ujawnienie narusza głównie postanowienia konkretnej umowy. Z kolei tajemnica przedsiębiorstwa jest ściśle określoną kategorią prawną. Ochrona wynika tu bezpośrednio z przepisów ustawy, co umożliwia natychmiastowe wejście na ścieżkę sądową, żądanie odszkodowania, a nawet pociągnięcie sprawcy do odpowiedzialności karnej. Każda tajemnica przedsiębiorstwa jest więc informacją poufną, ale nie każda informacja poufna uzyska status tajemnicy przedsiębiorstwa, jeśli nie spełni omówionych wcześniej kryteriów.
Pytanie o to, jak chronić tajemnicę przedsiębiorstwa, pojawia się zazwyczaj dopiero w momencie wycieku kluczowych danych. Tymczasem skuteczna ochrona tajemnicy przedsiębiorstwa wymaga prewencji i wdrożenia odpowiednich procedur prawnych oraz organizacyjnych, zanim jakiekolwiek ryzyko się zmaterializuje.
W praktyce zachowanie tajemnicy przedsiębiorstwa opiera się na kilku elementach:
umowach o zachowaniu poufności (NDA) z pracownikami, zleceniobiorcami i kontrahentami,
klauzulach poufności w umowach o pracę oraz umowach handlowych,
ograniczeniu dostępu do wrażliwych danych wyłącznie do osób, którym jest on niezbędny,
oznaczaniu dokumentów i systemów jako poufne oraz prowadzeniu ich ewidencji,
wewnętrznych procedurach postępowania z danymi wrażliwymi oraz szkoleniach dla zespołu,
zabezpieczeniach informatycznych ograniczających kopiowanie i przesyłanie danych na zewnątrz.
Przygotowanie takich dokumentów i procedur to jeden z elementów, jakie obejmuje obsługa prawna firm – od umów NDA, przez klauzule w kontraktach handlowych, po polityki wewnętrzne dopasowane do specyfiki branży.
Sama ochrona tajemnicy przedsiębiorstwa nie kończy się jednak na etapie dokumentów. Równie ważne jest konsekwentne egzekwowanie ustalonych zasad – bez tego, w razie sporu, trudno będzie wykazać, że przedsiębiorca rzeczywiście podjął działania wymagane przez art. 11 ust. 2 ustawy.
Gdy dojdzie do wycieku, odpowiednia dokumentacja i procedury pozwalają wykazać przed sądem, że informacja korzystała z ochrony, i dochodzić roszczeń z tytułu naruszenia tajemnicy przedsiębiorstwa, takich jak zaniechanie dalszych działań, naprawienie szkody czy wydanie bezpodstawnie uzyskanych korzyści. Przedsiębiorca, który nie zadbał o zabezpieczenia zawczasu, często traci możliwość skorzystania z tych środków, choćby zachowanie sprawcy nie budziło wątpliwości.
Ocena, czy dana informacja spełnia ustawowe kryteria tajemnicy przedsiębiorstwa, jak również przygotowanie skutecznych zabezpieczeń umownych, wymaga szczegółowej analizy specyfiki danej firmy. Wsparcie prawnika jest szczególnie przydatne przy zatrudnianiu osób z dostępem do wrażliwych danych, przy nawiązywaniu współpracy z podwykonawcami oraz przy udziale w przetargach, gdzie wykonawca musi uzasadnić, dlaczego zastrzeżona tajemnica przedsiębiorstwa w zamówieniach publicznych spełnia ustawową definicję, bo nieuzasadnione zastrzeżenie zamawiający może odrzucić.
Nasza kancelaria oferuje kompleksowe wsparcie dla lokalnych przedsiębiorców z Torunia i całego regionu. W ramach obsługi radca prawny z Torunia pomaga firmom w ocenie, czy posiadane dane spełniają ustawowe kryteria ochrony, we wdrażaniu procedur postępowania z informacjami poufnymi, sporządzaniu umów NDA i klauzul dopasowanych do poszczególnych stanowisk oraz w przygotowaniu uzasadnienia zastrzeżenia tajemnicy w dokumentacji przetargowej.
Autor: Monika Jurkiewicz, radca prawny.
Monika stosuje w pracy zasady lean managemantu i zarządzania projektami, ponieważ wie, że w dobie turbulentnego i mniej przewidywalnego otoczenia każda organizacja poszukuje rozwiązań zwiększających efektywność oraz ograniczających marnotrawstwo, aby osiągnąć przewagę konkurencyjną. Pisze Doktorat na Uczelni Łazarskiego, ale też została certyfikowanym Audytorem ISO Normy 9001:2015.
(+48) 56-622-09-77
biuro@kancelaria-jurkiewicz.pl
ul. Warszawska 4/5 87-100 Toruń
Jeśli chcecie być na bieżąco z najnowszymi artykułami na naszym blogu, serdecznie zapraszamy do zapisania się na nasz newsletter LOVE LABOUR LVOE.
Oferujemy tylko wartościowe treści – bez spamu.