Wielu przedsiębiorców wyobraża sobie kontrolę PIP jako moment, w którym trzeba „pokazać dokumenty”. To podejście było częściowo uzasadnione w przeszłości. Dziś jest niewystarczające.
Po nowelizacji ustawy kontrola zaczyna przypominać bardziej analizę organizacji niż przegląd papierów. Inspektor nie pyta już tylko „jaką macie umowę?”. Pyta raczej: „jak ta współpraca działa w rzeczywistości?”.
To powoduje, że przygotowanie do kontroli musi być głębsze i bardziej uporządkowane. W praktyce najskuteczniejsze jest podejście czteropoziomowe.
Na poziomie formalnym organizacja przygląda się dokumentom. Nie chodzi jednak o ich poprawność językową, ale o to, czy opisują rzeczywistość. Umowa, regulamin, zakres obowiązków – to wszystko powinno tworzyć spójny obraz współpracy. Jeżeli dokumenty mówią o samodzielności, a praktyka pokazuje ścisłe podporządkowanie, to właśnie ta sprzeczność będzie pierwszym sygnałem dla organu.
Na poziomie operacyjnym analiza schodzi niżej – do codziennego funkcjonowania zespołów. Kto wydaje polecenia? Jak ustalany jest czas pracy? Czy możliwa jest odmowa wykonania zadania? Czy wynagrodzenie jest powiązane z efektem, czy z samą obecnością? To są pytania, które w praktyce decydują o kwalifikacji prawnej relacji.
Z mojego doświadczenia wynika, że to właśnie ten poziom jest najczęściej problematyczny. Zarząd zakłada jeden model, HR opisuje go w dokumentach, a menedżerowie w praktyce organizują pracę tak, jak przy etacie. I to nie wynika ze złej woli – tylko z potrzeby operacyjnej. Problem pojawia się wtedy, gdy te potrzeby zaczynają kolidować z przyjętą formą prawną.
Poziom zarządczy to moment, w którym firma podejmuje decyzję: jaki model współpracy chce mieć. Nie chodzi o deklarację, że „działamy zgodnie z prawem”. Chodzi o konkretne odpowiedzi: gdzie dopuszczamy B2B, gdzie nie, jakie warunki muszą być spełnione, kto podejmuje decyzje w sytuacjach granicznych.
To poziom, na którym model zatrudnienia staje się elementem strategii, a nie efektem historii.
Wreszcie poziom dowodowy. To on często decyduje o wyniku sporu. W praktyce nie wystarczy powiedzieć, że współpraca ma charakter niezależny. Trzeba to wykazać. Dokumenty projektowe, sposób rozliczeń, faktury, komunikacja, liczba klientów, sposób korzystania ze sprzętu – to wszystko buduje obraz relacji.
Warto podkreślić, że materiał dowodowy nie powstaje w dniu kontroli. Powstaje w trakcie współpracy. Dlatego najlepszym momentem na jego uporządkowanie jest okres przed wejściem w życie zasadniczej części przepisów.
Kontrola PIP coraz częściej jest początkiem, a nie końcem procesu. Jej ustalenia mogą zostać wykorzystane przez ZUS i organy podatkowe. Dlatego przygotowanie do niej nie powinno być działaniem jednorazowym, lecz elementem stałego zarządzania organizacją.
Autor: Monika Jurkiewicz, radca prawny.
Nie. W wielu przypadkach kończy się zaleceniami lub poleceniem usunięcia naruszeń.
Tak – i to jest najbardziej racjonalne podejście.
Spójność między dokumentami a rzeczywistym sposobem pracy.
Monika stosuje w pracy zasady lean managemantu i zarządzania projektami, ponieważ wie, że w dobie turbulentnego i mniej przewidywalnego otoczenia każda organizacja poszukuje rozwiązań zwiększających efektywność oraz ograniczających marnotrawstwo, aby osiągnąć przewagę konkurencyjną. Pisze Doktorat na Uczelni Łazarskiego, ale też została certyfikowanym Audytorem ISO Normy 9001:2015.
(+48) 56-622-09-77
biuro@kancelaria-jurkiewicz.pl
ul. Warszawska 4/5 87-100 Toruń
Jeśli chcecie być na bieżąco z najnowszymi artykułami na naszym blogu, serdecznie zapraszamy do zapisania się na nasz newsletter LOVE LABOUR LVOE.
Oferujemy tylko wartościowe treści – bez spamu.