ZARZĄDZANIE CZASEM PRACY – uelastycznianie zatrudnienia.

Monika Jurkiewicz 24 Mar 2020

ZARZĄDZANIE CZASEM PRACY  – uelastycznianie zatrudnienia. 

JAKIE ROZWIĄZANIA PRZYJĄĆ W CZASIE EPIDEMII KORONAWIRUSA.

Epidemia COVID – 19 to czas kiedy zakłady produkcyjne muszą zmagać się z wieloma wyzwaniami. W szczególności pojawiają się problemy związane z zmniejszoną ilością zadań i zleceń. Cały świat bowiem ogranicza produkcję, co oczywiście nie pozostaje obojętne dla polskich przedsiębiorstw.

Ten czas to czas szukania rozwiązań pozwalających na poradzenie sobie z obniżeniem aktywności przedsiębiorcy w tym czasie.

I tu należy wskazać, że przedsiębiorca – pracodawca nie musi wyłącznie odwoływać się do przestoju. Trzeba poddać szczegółowej analizie inne rozwiązania, które mogą się okazać nie tylko organizacyjnie, ale też finansowo korzystniejsze. Takich rozwiązań dostarcza obowiązujący już kodeks pracy. Przedsiębiorca nie musi czekać na rozwiązania tzw. Tarczy Antykryzysowej. Przypomnijmy, nadal bowiem nie ma konkretnych rozwiązań ustawowych, a działać trzeba już !

Okres rozliczeniowy – wydłuż, zmień daty obowiązywania – co to daje w kontekście nieplanowanych zmian w produkcji.

Przedłużenie okresu rozliczeniowego w każdym systemie czasu pracy.

Długość okresu rozliczeniowego określa pracodawca w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy lub obwieszczeniu (art. 150 § 1). Maksymalnie okres rozliczeniowy w „normalnym” systemie czasu pracy (tj. określonym w granicach norm czasu pracy zawartych w przepisie art. 129 § 1) może trwać 4 miesiące (a przy spełnieniu przesłanek określonych w art. 129 § 2 – do 12 miesięcy). Choć okres ten określony został jednostką miesiąca (kalendarzowego), i tak najczęściej ustalany jest w praktyce, to nie ma przeszkód, aby określić go np. w tygodniach.

Długość okresu rozliczeniowego nie musi być jednakowa dla wszystkich pracowników zakładu. Możliwe jest jej zróżnicowanie dla poszczególnych grup zawodowych w zależności od występujących potrzeb organizacyjnych, a nawet zróżnicowanie okresowe dla tych samych pracowników, np. w związku z sezonową zmianą systemu organizacji czasu pracy.

Przepisy KP nie zabraniają zmiany okresu rozliczeniowego w trakcie jego trwania. Zmiana taka wymaga przy tym zachowania odpowiedniego trybu, odpowiedniego dla aktu prawnego, w którym okres rozliczeniowy został przyjęty (układ zbiorowy, regulamin pracy, zarządzenie pracodawcy). Zmiany w zakresie organizacji czasu pracy nie wymagają przy tym – co do zasady –zastosowania wypowiedzeń zmieniających indywidualnych umów o pracę.

Przepis art. 150 § 3 przewiduje szczególny tryb dla wprowadzenie przedłużonego maksymalnie do 12 miesięcy okresu rozliczeniowego, co możliwe jest w każdym systemie organizacji czasu pracy (art. 129 § 2).

Ustalenie takie może nastąpić we współpracy z organizacją związkową (na podstawie układu zbiorowego pracy lub porozumienia zawartego z zakładowymi organizacjami związkowymi lub organizacjami związkowymi reprezentatywnymi w rozumieniu art. 253 ust. 1 lub 2 ustawy o związkach zawodowych, z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy), albo – jeżeli pracodawca nie jest objęty działaniem organizacji związkowych – w porozumieniu z przedstawicielami pracowników.

Wydłużone okresy rozliczeniowe można wprowadzić „jeżeli jest to uzasadnione” przyczynami organizacyjnymi, technicznymi lub innymi obiektywnymi, które mają wpływ na przebieg procesu pracy. Przesłanki te zostały zatem określone w sposób bardzo ogólny, niemniej jednak chodzi o istotną arytmię zapotrzebowania na pracę w skali kilku miesięcy, a najdłużej do roku, spowodowaną wymienionymi przyczynami. Dla wprowadzenia wydłużonych okresów rozliczeniowych wystarczy spełnienie jednej z wymienionych przesłanek. Klauzule użyte dla określenia przesłanek dopuszczających przedłużenie okresu rozliczeniowego do 12 miesięcy są bardzo szerokie, co powoduje, że opisywane przedłużenie będzie możliwe w przypadku nieomal każdego przedsiębiorcy. Decyzję o tym, czy w danym przypadku spełnione zostały wymienione przesłanki, podejmują strony wprowadzające przedłużenie okresu rozliczeniowego, czyli pracodawca i zakładowa organizacja związkowa lub przedstawiciele pracowników, jeśli u pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe (por. art. 150 § 3).

Pracodawca stosujący przedłużone okresy rozliczeniowe czasu pracy na podstawie porozumienia zawartego z organizacją związkową lub przedstawicielami pracowników ma obowiązek przekazania kopii porozumienia właściwemu inspektorowi pracy.

Zawiadomienie inspektora pracy. Zawiadomienie właściwego inspektora pracy o przedłużeniu okresu rozliczeniowego w równoważnym systemie czasu pracy powinno być „uprzednie”, a więc zanim takie przedłużone okresy rozliczeniowe zaczną być stosowane. Dla pewności dochowania tego warunku warto więc dokonać zawiadomienia w formie pisemnej, w sposób umożliwiający określenie daty jego przekazania (np. z potwierdzeniem wpisu w dzienniku podawczym lub listem poleconym). W przypadku natomiast przedłużenia okresu rozliczeniowego do 12 miesięcy pracodawca ma obowiązek przekazania kopii porozumienia w tej sprawie do właściwego okręgowego inspektora pracy w terminie 5 dni roboczych od dnia jego zawarcia. Przepisy prawa pracy nie upoważniają organów państwowej inspekcji pracy do wyrażania lub niewyrażania zgody na wprowadzenie dłuższego okresu rozliczeniowego. Informacje o stosowaniu dłuższych okresów rozliczeniowych są gromadzone jedynie w inspektoracie i mogą być uwzględniane przy planowaniu kontroli w zakładach pracy. W ramach nadzoru i kontroli przestrzegania przez pracodawców przepisów prawa pracy, w tym w szczególności z zakresu czasu pracy (art. 10 § 1 pkt 1 PIPU) inspektor pracy może nakazać pracodawcy usunięcie uchybień w ustalonym w nakazie terminie (art. 9 PIPU).

Wydłużenie okresu rozliczeniowego pozwala na bardziej elastyczne gospodarowanie czasem pracy pracowników, w zależności od zapotrzebowania na pracę w poszczególnych miesiącach. W okresach wytężonej pracy możliwe będzie stosowanie sześciodniowych tygodni pracy (lub siedmiodniowych w przypadku spełnienia przesłanek dopuszczalności pracy w niedzielę), które będą bilansowane krótszą pracą i dniami wolnymi w innych okresach, tak by zachowany został obowiązujący pracownika w przyjętym okresie rozliczeniowym wymiar czasu pracy (obliczony na podstawie art. 130 KP). Maksymalny dobowy wymiar czasu pracy nadal ograniczają ramy określone dla stosowanego systemu czasu pracy (np. w podstawowym systemie czasu pracy nie można planować pracy dłuższej niż 8 godzin na dobę, ale już w normach równoważnych ten limit może być potencjalnie wydłużany wg. zasady określonej w przepisach art. 135 – 137 KP).

Stosuj elastyczne systemy i rozkłady czasu pracy

Równoważny czas pracy

Podstawowy system czasu pracy charakteryzuje się tym, że nie jest możliwe nawet czasowe zwiększenie liczby godzin do przepracowania dla pracownika w dobie. Nie jest, więc on dostosowany do sytuacji, kiedy w zakładzie pracy mamy do czynienia z czasowym zwiększeniem liczby zamówień i co za tym idzie większym zapotrzebowaniem na pracę pracowników.

Podstawowym instrumentem, który pozwala pracodawcy na czasowe zwiększenie natężenia pracy pracowników (np. właśnie wynikające ze zmniejszonej liczny zleceń w danym okresie, jest stosowanie wobec tych pracowników tzw. systemu równoważnego czasu pracy. System tego czasu pracy, aby mógł być stosowany w zakładzie pracy wymaga wprowadzenia go do Regulaminu Pracy.

„Art. 135. § 1. Jeżeli jest to uzasadnione rodzajem pracy lub jej organizacją, może być stosowany system równoważnego czasu pracy, w którym jest dopuszczalne przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy, nie więcej jednak niż do 12 godzin, w okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 1 miesiąca. Przedłużony dobowy wymiar czasu pracy jest równoważony krótszym dobowym wymiarem czasu pracy w niektórych dniach lub dniami wolnymi od pracy.

W świetle art. 135 § 1 dobowe wymiary czasu pracy – jeśli jest to uzasadnione rodzajem pracy lub organizacją pracy – mogą być wydłużone do 12 godzin, a następnie odpowiednio skrócone w innych dniach lub skompensowane udzieleniem dni wolnych od pracy tak, aby w przyjętym okresie rozliczeniowym została zachowana norma tygodniowa wymiaru czasu pracy wynosząca przeciętnie 40 godzin. Dla tego systemu oczywiście okres rozliczeniowy może być wydłużony do 12 miesięcy.

Indywidualny rozkład czasu pracy

Art. 142 KP

Na pisemny wniosek pracownika pracodawca może ustalić indywidualny rozkład jego czasu pracy w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty.

W niektórych sytuacjach i w odniesieniu do niektórych pracowników możliwe jest na ich wniosek ustalenie tzw. Indywidualnego rozkładu czasu pracy. Jednak należy pamiętać, że ten rozkład ustalany jest w ramach obowiązującego pracownika systemu czasu pracy a więc i w tym wypadku wydłużenie okresu rozliczeniowego może mieć głębokie uzasadnienie.

Pracodawca nie ma obowiązku wyrażenia zgody na objęcie pracownika indywidualnym rozkładem czasu pracy, stosownie do złożonego wniosku. W razie braku zgody pracodawcy na preferowany przez pracownika rozkład czasu pracy dopuszczalne wydaje się wspólne uzgodnienie przez strony elementów indywidualnego rozkładu czasu pracy.

Przepis nie reguluje sprawy powrotu pracownika do rozkładu czasu pracy, którym był on objęty przed ustaleniem rozkładu indywidualnego. Najczęściej zmiana taka nie będzie zapewne kłopotliwa dla pracodawcy, niemniej, to do niego będzie należeć decyzja w tej sprawie. Korzystne wydaje się określenie przez strony przed przystąpieniem do indywidualnego rozkładu czasu pracy zasad jednostronnego wycofania się z ustaleń poczynionych w tej sprawie.

Indywidualne rozkłady czasu pracy mogą polegać na wprowadzeniu niestandardowych godzin rozpoczynania i kończenia pracy, wymiaru czasu pracy w poszczególnych dniach i tygodniach (o ile dopuszcza to dany system czasu pracy), terminów dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy, liczby i pór przerw w pracy. Możliwe wydaje się też ustalenie okresowości obowiązywania wymienionych czynników oraz dopuszczenie pewnej swobody pracownika w ich kształtowaniu, np. zmienności godzin rozpoczynania i odpowiedniego kończenia pracy.

Interesującym rozwiązaniem jest również stosowanie tzw. zatrudnienia rotacyjnego.

Z pracą rotacyjną mamy do czynienia, gdy pracownicy wykonują zamiennie prace różnego rodzaju, prace na różnych stanowiskach czy też w różnych komórkach organizacyjnych zakładu pracy, a celem tego „przesuwania” pracowników jest to, aby dany pracownik przez jakiś czas wykonywał inną pracę np. ze względu na zmienne potrzeby pracodawcy w tym zakresie.

Praca rotacyjna może być stosowana na podstawie np. regulaminu pracy. Często podstawą pracy rotacyjnej są postanowienia umowy o pracę lub tylko harmonogramy pracy, w których określa się rozkład pracy i warunki zamiennego wykonywania pracy.

Praca rotacyjna może być wykonywana:

– w ramach jednego rodzaju pracy lub

– w zakresie dwóch lub kilku rodzajów pracy

W tym pierwszym przypadku rotacyjność dotyczy jednego rodzaju pracy w różnych komórkach organizacyjnych i/lub pracy na różnych stanowiskach.

W drugim przypadku, pracownik wykonuje, w ramach łączącego go z pracodawcą stosunku pracy, dwa lub więcej rodzaje pracy. Nie narusza to postanowień art. 22 § 1 KP, co potwierdza również orzecznictwo. Wyrok SN z 15.4.1977 r. mówi, że nie narusza przepisów prawa umowne ustalenie przez strony stosunku pracy jego treści w ten sposób, że przez określoną liczbę godzin normalnego wymiaru czasu pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania na rzecz pracodawcy jednego rodzaju pracy, a przez pozostałe godziny czasu pracy innego, oznaczonego rodzaju pracy.

–  pracownicy podnoszą swoje kwalifikacje, co zwiększa ich szanse na utrzymanie pracy w warunkach ciągłych zmian i restrukturyzacji przedsiębiorstw;

– przedsiębiorcy rozwiązują problem zwiększenia zapotrzebowania na pracę w poszczególnych jednostkach organizacyjnych w pewnych okresach czasu.

Wprowadzenie tego modelu pracy wymagać będzie zmian w Regulaminie Pracy oraz umowach o racę pracowników lub jeżeli zatrudnienie rotacyjne (przesunięcie pracownika do innego działu, w którym aktualnie jest zapotrzebowanie na pracę) nie przekroczy 3 miesięcy zastosowanie instytucji przewidzianej w art. 42 § 4 kodeksu pracy tj:

„Wypowiedzenie dotychczasowych warunków pracy lub płacy nie jest wymagane w razie powierzenia pracownikowi, w przypadkach uzasadnionych potrzebami pracodawcy, innej pracy niż określona w umowie o pracę na okres nie przekraczający 3 miesięcy w roku kalendarzowym, jeżeli nie powoduje to obniżenia wynagrodzenia i odpowiada kwalifikacjom pracownika.”

Niniejsze opracowanie zawiera podstawowe informacje dotyczące poszczególnych możliwości i instrumentów uelastyczniania form i metod zatrudniania pracowników. W przypadku wyrobu, którejś z tych metod przekazana zostanie szczegółowa informacja dotycząca zasad jej wdrażania i stosowania zakładzie pracy. To nie wszystkie rozwiązania jakie możecie stosować….zapraszamy do kontaktu !

W opracowaniu skorzystano z Kodeks pracy. Komentarz red. prof. dr hab. Wojciech Muszalski 2019