Unijna dyrektywa o ochronie sygnalistów, obowiązki przedsiębiorcy, jakie muszą być spełnione do grudnia 2021 r.

Monika Jurkiewicz 29 Kwi 2021

Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii reguluje ochronę osób, które dokonują zgłoszeń nieprawidłowości i naruszeń, o których uzyskały informacje w kontekście związanym z pracą.

Sygnalistą, czy jak czytamy w Dyrektywie „osobą dokonująca zgłoszenia” jest w myśl jej przepisów osoba fizyczną, która zgłasza lub ujawnia publicznie informacje na temat naruszeń uzyskane w kontekście związanym z wykonywaną przez nią pracą.

Przepisy dyrektywy przewidują możliwość zgłaszania nieprawidłowości trzema kanałami:

  • wewnętrznym (w ramach organizacji, tj. przedsiębiorstwa) – założeniem dyrektywy jest, by zachęcać do składania zgłoszeń tymi kanałami, zanim zostaną skierowane do organów zewnętrznych, jeśli naruszeniu można skutecznie zaradzić wewnątrz organizacji, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych,
  • zewnętrznym (do właściwego organu) lub
  • w drodze ujawnienia publicznego (w ostateczności, jeśli wcześniej dokonano zgłoszenia wewnętrznego lub zewnętrznego i nie zostały podjęte żadne działania).

Trzeba pamiętać, że ochronie przewidzianej przez dyrektywę 2019/1937 podlegają tylko te osoby zgłaszające, które miały uzasadnione podstawy, by sądzić, że będące przedmiotem zgłoszenia informacje na temat naruszeń są prawdziwe w momencie dokonywania zgłoszenia oraz że informacje takie są objęte zakresem zastosowania dyrektywy; ii) dokonały zgłoszenia wewnętrznego, zewnętrznego lub ujawnienia publicznego zgodnie z dyrektywą (art. 6 dyrektywy 2019/1937).

Wymóg przekonania osoby zgłaszającej naruszenie o prawdziwości zgłaszanych informacji służy wyjęciu spod ochrony osób dokonujących zgłoszenia w złej wierze, zgłoszeń niepoważnych lub stanowiących nadużycie (pkt 32 preambuły). Oznacza to, że osoby, które celowo przekazały nieprawdziwe informacje, nie będą korzystały z ochrony. Osoby zgłaszające naruszenia powinny dokładnie uzasadnić swoje podejrzenia lub twierdzenia, by nie było wątpliwości, że zgodnie z ich stanem wiedzy zgłaszane informacje są najprawdopodobniej prawdziwe, choć osoby te nie mają możliwości zupełnego zweryfikowania ich wiarygodności.

Jednocześnie jednak na pracodawców nakłada się obowiązki związane z zapewnieniem kanałów wewnętrznych zgłoszeń oraz ochroną osoby dokonującej zgłoszenia (sygnalisty). Obejmą one wszystkich pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników, niezależnie od tego, czy jest to sfera publiczna, czy prywatna. Dyrektywa przewiduje, że dla podmiotów zatrudniających od 50 do 249 pracowników konieczność wdrożenia obowiązków może być przesunięta do 17 grudnia 2023 r., jednak w przypadku większych pracodawców (250 i więcej pracowników) datą obowiązywania przepisów będzie 17 grudnia 2021 r.

Obowiązkiem pracodawców będzie zatem utworzenie wewnętrznego kanału i opracowanie procedur, przy wykorzystaniu których pracownicy będą mieli możliwość dokonywania zgłoszeń naruszeń. Kanały i procedury dokonywania zgłoszeń tworzone przez pracodawców, powinny umożliwiać pracownikom podmiotu dokonywanie zgłoszeń informacji na temat naruszeń. Mogą one umożliwiać dokonywanie zgłoszeń informacji na temat naruszeń również przez inne osoby, utrzymujące kontakt z podmiotem w kontekście związanym z pracą. Podmioty prawne w sektorze prywatnym i publicznym oraz właściwe organy są zobowiązane do prowadzenia rejestru zgłoszeń oraz przechowywania ich nie dłużej niż jest to konieczne i proporcjonalne (art. 18 dyrektywy 2019/1937). W przypadku zgłoszeń telefonicznych lub ustnych zgłoszenie powinno być udokumentowane nagraniem lub protokołem. Celem powyższej regulacji jest zapewnienie możliwości wykorzystania informacji otrzymanych w drodze zgłoszeń jako dowodu w ramach działań związanych z egzekwowaniem prawa (pkt 86 preambuły). W związku z tym, że dyrektywa nie wyznacza czasu przechowywania zgłoszeń, wskazane jest, by w akcie implementującym wskazać minimalny czas przechowywania danych.

Dyrektywa 2019/1937 w art. 16 i 17 przewiduje szczegółowe regulacje w zakresie zachowania poufności i przetwarzania danych osobowych. Tożsamość osoby zgłaszającej naruszenie oraz wszelkie informacje pozwalające na jej identyfikację powinny być znane tylko osobom obsługującym system sygnalizacji, chyba że sygnalista wyrazi zgodę na ujawnienie jego tożsamości (art. 16 ust. 1 dyrektywy 2019/1937). W drodze odstępstwa ujawnienie tożsamości sygnalisty jest możliwe tylko w wyjątkowych sytuacjach przewidzianych w prawie unijnym lub krajowym (art. 16 ust. 2 dyrektywy 2019/1937).

Procedury na potrzeby zgłoszeń wewnętrznych i działań następczych, muszą obejmować następujące elementy:

  • kanały przyjmowania zgłoszeń zaprojektowane, ustanowione i obsługiwane w bezpieczny sposób zapewniający ochronę poufności tożsamości osoby dokonującej zgłoszenia i osoby trzeciej wymienionej w zgłoszeniu oraz uniemożliwiający uzyskanie do nich dostępu nieupoważnionym członkom personelu;
  • potwierdzenie osobie dokonującej zgłoszenia przyjęcia zgłoszenia w terminie siedmiu dni od jego otrzymania;
  • wyznaczenie bezstronnej osoby lub bezstronnego wydziału właściwych do podejmowania działań następczych w związku ze zgłoszeniami, przy czym może to być ta sama osoba lub ten sam wydział, które przyjmują zgłoszenia, które będą komunikować się z osobą dokonującą zgłoszenia i w stosownych przypadkach zwracać się do osoby dokonującej zgłoszenia o dalsze informacje oraz przekazywać jej informacje zwrotne;
  • podejmowanie z zachowaniem należytej staranności tzw. działań następczych (działania podjęte przez odbiorcę zgłoszenia lub właściwy organ w celu oceny prawdziwości zarzutów zawartych w zgłoszeniu oraz, w stosownych przypadkach, w celu zaradzenia naruszeniu będącemu przedmiotem zgłoszenia, w tym poprzez takie działania, jak dochodzenie wewnętrzne, postępowanie wyjaśniające, wniesienie oskarżenia, działania podejmowane w celu odzyskania środków lub zamknięcie procedury) przez wyznaczoną osobę lub wyznaczony wydział;
  • podejmowanie z zachowaniem należytej staranności działań następczych, jeżeli prawo rajowe przewiduje takie działania, w odniesieniu do zgłoszeń anonimowych;
  • rozsądny termin na przekazanie informacji zwrotnych, nieprzekraczający trzech miesięcy od potwierdzenia otrzymania zgłoszenia lub w przypadku niewysłania potwierdzenia do osoby dokonującej zgłoszenia, trzech miesięcy od upływu 7 dni od dokonania zgłoszenia;
  • zapewnienie zrozumiałych i łatwo dostępnych informacji na temat procedur na potrzeby dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do właściwych organów zgodnie z art. 10 oraz w stosownych przypadkach, do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii.

Kanały dokonywania zgłoszeń muszą umożliwiać dokonywanie zgłoszeń na piśmie lub ustnie. Zgłoszenie ustne może być dokonane telefonicznie lub za pośrednictwem innych systemów komunikacji głosowej oraz na wniosek osoby dokonującej zgłoszenia, za pomocą bezpośredniego spotkania zorganizowanego w rozsądnym terminie.

Dyrektywa pozostawia do decyzji państw członkowskich kwestię dopuszczalności zgłoszeń anonimowych zarówno w ramach kanałów wewnętrznych, jak i zewnętrznych (art. 6 ust. 2 pkt 34 preambuły). Anonimowość zgłoszeń jest jedną z najbardziej kontrowersyjnych kwestii. Bezimienni sygnaliści mogą czuć się bezkarni, co może skłaniać do zgłaszania informacji nieprawdziwych w celu uzyskania osobistych korzyści. Z tego powodu zgłoszenia anonimowe z reguły traktowane są jako mniej wiarygodne. Dodatkowo pojawia się problem skontaktowania się z osobą dokonującą zgłoszenia w celu uzyskania dodatkowych informacji w przedmiocie zgłoszonej sprawy lub przekazania informacji zwrotnej. Rozwiązaniem w tym zakresie są narzędzia technologiczne z kodami identyfikacyjnymi przypisywanymi sygnalistom, umożliwiające kontakt z anonimowym informatorem.

Reasumując przed przedsiębiorcami kolejne wyzwanie, które, jeśli nie zostaną wdrożone mogą się spotkać RESTRYKCYJNYMI SANKCJAMI.  Zgodnie bowiem z art. 23 Dyrektywy:

Państwa członkowskie ustanawiają skuteczne, proporcjonalne i odstraszające sankcje stosowane wobec osób fizycznych lub prawnych, które:

  1. a) utrudniają lub usiłują utrudniać dokonywanie zgłoszeń;
  2. b) podejmują działania odwetowe wobec osób, o których mowa w art. 4;
  3. c) wszczynają uciążliwe postępowania przeciwko osobom, o których mowa w art. 4;
  4. d) dopuszczają się naruszeń obowiązku zachowania poufności tożsamości osób dokonujących zgłoszenia, o którym to obowiązku mowa w art. 16.

Ale też w tym samym artykule (ust. 2) czytamy:

Państwa członkowskie wprowadzają przepisy przewidujące skuteczne, proporcjonalne i odstraszające sankcje dla osób dokonujących zgłoszenia, wobec których ustalono, że świadomie dokonały zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji. Państwa członkowskie wprowadzają również przepisy przewidujące, zgodnie z prawem krajowym, środki odszkodowawcze za szkodę wynikającą z takiego zgłoszenia lub ujawniania publicznego.

 Monika Jurkiewicz, radca prawny