KOMUNIKACJA ELEKTRONICZNA W KONTAKTACH Z PRACOWNIKAMI.

Monika Jurkiewicz 23 Mar 2021

Wykorzystujemy coraz więcej „instrumentów elektronicznych” w działach HR, kadrach, płacach. Ale te procesy wymagają od nas szczegółowej analizy dotyczącej sposobu realizacji zadań poprzez elektroniczne formy komunikacji.

CO ZATEM MUSIMY ZROBIĆ, ŻEBY BYŁO DOBRZE?

Przygotowałam dla was krótkie zestawienie. Pokazuje ono, co musicie ustalić i wdrożyć, żeby komunikacja w dziale HR, Kadr, Płac była zgodna z wymaganiami prawa i skuteczna.

Dla potrzeb takiego procesu rozstrzygnięcia będą wymagały następujące kwestie proceduralne:

  1. JAKIE DZIAŁANIA chcesz podejmować z wykorzystaniem komunikacji elektronicznej (patrz niżej informacje o tym w jakiej formie prawnej mogą być podpisywane dokumenty kadrowe oraz prowadzona wymiana informacji.
  2. Za pomocą jakich NARZĘDZI ELEKTRONICZNYCH będziesz przesyłał dane i dokumenty pracownikom. Np. korzystanie z prywatnej poczty e-mail może ci nastręczyć dodatkowych niepotrzebnych problemów. Zastanów się czy koniecznie musisz z niej korzystać w kontaktach z pracownikiem. (patrz niżej informacje o wykorzystaniu prywatnego adresu e-mail pracownika)
  3. KTO będzie te działania w imieniu pracodawcy wypełniał (np. rozważ zakres pełnomocnictw dla osób mających potencjalnie składać podpisy np. pod umowami o pracę w imieniu pracodawcy (jeśli mają to być kwalifikowane podpisy elektroniczne to oczywiście podpisy muszą być indywidualne dla każdej osoby).
  4. JAK MA PRZEBIEGAĆ PROCES WYMIANY PODPISÓW ORAZ EWENTUALNEGO PRZESYŁANIA DOKUMENTU DO MIEJSCA JEGO PRZECHOWYWANIA (czy tylko miejsce przechowywania dokumentacji pracowniczej), czy np. kopia stworzonego i podpisanego dokumentu będzie się znajdowała w innych lokalizacjach (relewantne z punktu obowiązków RODO). Pamiętaj, że jeśli będzie ich więcej, to musisz zapewnić odpowiednie zabezpieczenia oraz upoważnienie do dostępu do tych dokumentów (czyli upoważnienie do przetwarzania danych, ale również pełnomocnictwo, o którym mowa w pkt 2.).
  5. JAK BĘDZIE PRZEBIEGAŁ PROCES PRZEKAZYWANIA DANYCH ŹRÓDŁOWYCH niezbędnych do stworzenia dokumentu, który ma być podpisany (relewantne z punktu widzenia przepisów prawa pracy, RODO oraz kwestii organizacyjnych).

 

  1. Wymiana dokumentów, między pracodawcą i pracownikiem oczywiście może odbywać się na kilka sposobów, tj.: na piśmie, w formie pisemnej lub elektronicznej oraz w postaci papierowej lub elektronicznej. Trzeba jednak pamiętać, że przyjęcie rozwiązań wykorzystujących elektroniczne formy komunikacji (w tym dotyczące np. zawierania umów o pracę), wymagają po pierwsze rozróżnienia jaka forma „elektronicznego” działania w kontakcie z pracownikiem będzie wymagana. Inne bowiem wymagania będziemy stawiać umowie o pracę, a inne np. wydaniu zaświadczenia o zarobkach (tu podpis kwalifikowany nie jest wymagany, ale wymagania np. banku mogą dotyczyć konieczności zaopatrzenia takiego zaświadczenia w pieczęć osoby je podpisującej ze strony pracodawcy. Rozróżnić zatem trzeba nie tylko wymogi dotyczące zachowania odpowiedniej „formy” czynności prawnej (np. dokumentowej, pisemnej, elektronicznej) od wymogu zachowania właściwej „postaci” dokumentu (papierowej lub elektronicznej). „Forma” dotyczy sposobu dokonania czynności prawnej, podczas gdy „postać” odnosi się do produktu, który został wytworzony w wyniku tej czynności (np. umowa o pracę, która została spisana na papierze przybrała formę pisemną, a powstały w ten sposób dokument jest w postaci papierowej, którą można zmienić na elektroniczną na zasadach wskazanych w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej – Dz. U. poz. 2369). Jak wyjaśnił Departament Komunikacji Ministerstwa Przedsiębiorczości i Technologii w stanowisku z dnia 13 marca 2018 r.:

„(…) Zgodnie z kodeksem cywilnym zastosowanie formy elektronicznej wymaga złożenia oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Dlatego też użyte w ustawie słowa postać pisemna lub elektroniczna mają inne znaczenie niż forma elektroniczna. Dzięki zastosowaniu tego terminu przepis szczególny nie wymaga zachowania szczególnej formy oświadczenia woli. Przepisy regulujące wymienione w pytaniu wnioski i informacje nie narzucają żadnej konkretnej formy ich sporządzenia tzn. nie nakładają wymogów związanych z zastosowaniem formy elektronicznej tj. kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Użycie zwrotu postać papierowa lub elektroniczna ma pozostawić stronom możliwość swobodnej komunikacji, także przy użyciu komunikacji elektronicznej. Wniosek pracownika o dalszą wypłatę wynagrodzenia w gotówce, czy wydanie pracownikowi wraz ze świadectwem pracy informacji o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej może mieć dowolną postać, która nie wymaga zastosowania szczególnych warunków wynikających z pisemnej albo elektronicznej formy.”

Jest to kwestia istotna nie tylko w kontekście skuteczności dokonanych czynności prawnych (gdy forma dokonania czynności prawnej będzie prawidłowa), ale też z punktu widzenia prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Tam bowiem gdzie dokumentacja jest nadal papierowa samo to, że czynność zostanie dokonana w formie elektronicznej nie zmienia faktu, że będzie musiała dla celów prowadzenia dokumentacji pracowniczej ostatecznie i tak przybrać postać papierową. Dla zachowania formy elektronicznej konieczne jest złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Kwalifikowany podpis elektroniczny (e-podpis), który jest konieczny przy formie elektronicznej, to bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu w rozumieniu ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. z 2013 r. poz. 262 z późn. zm.). Tak go definiuje art. 131 ustawy z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (Dz. U. z 2019 r. poz. 162 ze zm.), (dalej ustawy o usługach zaufania), która zastąpiła ww. ustawę z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym. Pozostaje to w zgodzie z definicją z art. 3 pkt 12 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym… (Dz. Urz. UE L 257/73 z 28.8.2014) dalej rozporządzenia o identyfikacji elektronicznej. Możliwe jest przy tym złożenie podpisu kwalifikowanego przez pracodawcę, a zwykłego podpisu przez pracownika. Jak wskazano w Systemie prawa pracy (red. K. Baran, H. Goździewicz, System prawa pracy. Indywidualne prawo pracy. Część ogólna. WKP 2017), nie ma przeszkód, aby jedna ze stron umowy skorzystała z formy elektronicznej, a druga z formy pisemnej (np. pracownik). Takie rozumienie e-podpisu z powodu braku odrębnych unormowań stosuje się również w sferze prawa pracy. Ma on moc własnoręcznego podpisu i wywołuje skutki prawne, jeśli został złożony w okresie ważności certyfikatu (motyw 49 preambuły i art. 25 ust. 2 rozporządzenia o identyfikacji elektronicznej oraz art. 18 ust. 1 ustawy o usługach zaufania). Dla danej czynności prawnej może zostać zastrzeżona także np. forma dokumentowa. Zgodnie z art. 77(2) K.c., dla jej zachowania nie jest wymagane złożenie podpisu, zatem jest ona mniej sformalizowana niż pisemna. Jej walor będzie miała każda informacja, zapisana na dowolnym nośniku, pod warunkiem, że możliwe będzie ustalenie jej autora. Może to zatem być wiadomość sms, wiadomość e-mail, a nawet obraz czy dźwięk. Wszędzie tam, gdzie nie ma wymogu zachowania pisemności, a zatem brak jest konieczności złożenia osobistego podpisu albo kwalifikowanego podpisu elektronicznego (te podpisy są sobie równoważne), czynność z zakresu prawa pracy może zostać dokonana w formie dokumentowej np. za pomocą sms-a, czy wiadomości e-mail.

  1. Kodeks pracy nie przewiduje prywatnego adresu poczty elektronicznej jako danych, których pracodawca ma prawo żądać od pracownika (Patrz: art. 22 (1) KP). Nie istnieje też żaden inny przepis, który zobowiązywałby osobę fizyczną do posiadania takich środków komunikacji. Żeby pracodawca mógł przetwarzać w celach zawodowych dane kontaktowe do pracownika, które np. pozyskał podczas rekrutacji, takie jak np. adres prywatnej poczty elektronicznej, musi uzyskać na to jego zgodę (pisemną, określająca zasady kontaktu). Należy też pamiętać, że pracownik ma prawo w dowolnym momencie udzieloną zgodę wycofać, a pracodawca zaprzestać przetwarzania danych wykorzystywanych na podstawie tej przesłanki. Wyjątek jakim są Pracownicze Plany Kapitałowe niczego w tych regułach nie zmienia. Pracodawca ma w tym wypadku obowiązek prawny przekazania danych osobowych m.in. w postaci adresu poczty elektronicznej i numeru telefonu od pracownika bez wyrażenia jego zgody do wybranej instytucji finansowej, o ile pracownik takie dane mu udostępni. Natomiast, to, że pracodawca dysponuje tymi danymi w celu realizacji zadań związanych z PPK, nie oznacza automatycznie, że może te dane (adres prywatny e-mail) wykorzystać do innych celów bez dopełnienia obowiązku uzyskania zgody pracownika.

! Pamiętaj też, że korzystanie z prywatnych adresów e-mail może być potencjalnym wyzwaniem jest chodzi o zapewnienie odpowiedniego poziomu zabezpieczenia przesyłanych danych.

Monika Jurkiewicz, radca prawny

Źródła:

    1. uodo.gov.pl
    2. gofin.pl